Tradicionalmente, la garantía de calidad del pensamiento para ser el alcance de los ingenieros altamente calificados en industrias de fabricación o tecnología relacionadas con la tecnología. Con el tiempo, aprendí conceptos como Six Sigma, Lean y “El sistema de demonio de conocimiento profundo” se pueden aplicar a las industrias de servicios y los procesos comerciales con gran efecto. El beneficio de aplicar herramientas y técnicas de calidad al proceso de contabilidad no puede ser subestimado. Las empresas de todos los tamaños pueden obtener mayores eficiencias y mitigar el riesgo al optimizar la función de contabilidad.
La garantía de calidad problemáticamente no se enseña de la mano con la contabilidad. Más bien ambos cuerpos de conocimiento se enseñan por separado y sin relación directa. La contabilidad puede ser una tarea desafiante que involucra a numerosas personas y cientos de entradas de revistas. El tamaño y la complejidad de las operaciones pueden hacer que la tarea sea aún más desalentadora. Agregar otra capa de complejidad al proceso es la realidad de un taller digital; La mayoría de los documentos de origen, las entradas de diario y los sistemas de contabilidad son todos electrónicos.
Centrarse en el proceso
Ayuda a pensar en la contabilidad como un proceso o sistema completo con proveedores, entradas, salidas y clientes. Se analizan los eventos o transacciones económicas; Los documentos de origen se procesan y archivan. Las entradas del diario se calculan, se ingresan en una aplicación y se publican en un libro mayor. En última instancia, se crea un saldo de prueba a partir del cual se derivan los estados financieros. Todos estos pasos de proceso genéricos y de alto nivel tienen el potencial de producir defectos, desechos y reelaborar. Evite culpar a todos los errores o ineficiencias a los empleados en lugar de concentrarse en optimizar el proceso.
Utilice herramientas de calidad para mejorar el proceso
La Sociedad Americana para la Calidad (ASQ (ASQ ) El sitio web contiene muchos artículos útiles y herramientas gratuitas para la optimización del sistema. Un diagrama SIPOC es una herramienta de calidad popular para mapear un proceso o sistema. SIPOC significa: proveedores, entradas, pasos de proceso, salidas y clientes. Un facilitador puede guiar a un equipo para mapear el proceso de contabilidad de principio a fin, mejorar en gran medida la visibilidad del proceso para todos los interesados. Esta herramienta de calidad permite a la gerencia y al personal identificar pasos de proceso potencialmente derrochadores.
Otra herramienta de calidad útil es un diagrama FMEA. FMEA significa análisis de efectos de modos de falla. Esta herramienta permite que un equipo enumere las posibles fallas asociadas con los pasos del proceso e identifique controles relacionados. En última instancia, se calcula un número de prioridad de riesgo para cada falla potencial que permite a la gerencia y al personal mitigar el riesgo en el proceso y para la organización. Esta herramienta también ayuda a identificar áreas en las que el proceso necesita mejorar o controlar más. La optimización de la función de contabilidad con diagramas SIPOC, diagramas de FMEA y otras herramientas de calidad ayudará a aumentar la eficiencia y la efectividad de las operaciones.
referencia:
- asq.org /Index.aspx
- asq.org/healthcare-use/why-quality/sipoc.html
- asq.org/learn-bout-Quality/process-analysis-tools/overview/fmea.html
