La etiqueta de trabajo adecuada con los compañeros de trabajo no siempre significa el requisito convencional de llevarse bien con los demás en un nivel de comportamiento social. También puede pertenecer a cómo consideramos nuestras prácticas o acciones con respecto al entorno inmediato. Como recepcionista, demostrará una impresión inicial de su institución a todos los visitantes que ingresan a su lugar de negocios. Su apariencia y actitud establecerán el marco activo para decirle a todos si la formalidad o una atmósfera más relajada es apropiado para una comunicación efectiva. Siempre use ropa limpia y conservadora, con las uñas bien cuidadas y el cabello de manera ordenada, y no rocíe un perfume excesivo o de olor pesado. Proporcione una actitud positiva, tenga una buena postura, hable con claridad y no use palabras de jerga, proyecte un comportamiento seguro y retrata la competencia profesional escuchando activamente y anticipando las necesidades de los demás.
Salude a los invitados de una manera amigable y les déles Primera prioridad sobre su trabajo, no los ignore ni les pida que esperen hasta que haya terminado con su tarea. Si un representante no anunciado tiene una tarjeta de presentación, asegure la tarjeta y luego anuncie la llamada a su supervisor. Si su administrador no puede reunirse con ellos en este momento, pregunte cuándo sería aceptable un momento más conveniente e informar inmediatamente al agente de la oportunidad adecuada. Se desanima a la mayoría de las veces, amigos y familiares de visitar, pero si lo hacen, informe a su supervisor de inmediato, escolte al invitado a una sala de espera designada apropiada y pregúnteles si les gustaría beber algo mientras esperan. Si la espera excede los 5 minutos, reconozca la moderación a la parte anticipada y manténgalos informados del retraso.
Al responder el teléfono, responda en el primer anillo y, si no es posible, siempre para el tercero, y corresponder con voz que proyecta una sonrisa amistosa a la persona que llama. Cuando la persona que llama se ponga en espera, pregúnteles primero con una breve explicación y espere una respuesta antes de que se pongan en espera y siempre diga las gracias. Una vez que se haya completado la llamada, evite la conversación inactiva agradeciendo a la persona por llamar y decir adiós; Espera a que la persona que llama colgue primero. Al tomar mensajes telefónicos, siempre incluya la fecha y la hora de la llamada, el nombre de la persona que llamó el número de contacto de la persona que llama, motivo de la llamada y su nombre como referencia. Si alguien está enojado, no quede atrapado en la llamada, permanezca tranquilo, diplomático y respetuoso. Si está en su poder, intente personalmente resolver el problema. Si no puede hacer una resolución; Asegure a la parte que investigará la disputa y que la llamada le devuelva alguien que pueda responder adecuadamente; Siempre continúe.
Al final del día, asegúrese de que su trabajo haya sido despejado de su escritorio y devuelto a un lugar designado donde se pueda encontrar fácilmente, por lo que si es necesario, puede ser fácilmente recuperado; Su escritorio debe permanecer de manera ordenada en todo momento. Asegúrese de que todo material desechado esté en el receptáculo de desechos y no en el piso. Si tiene tareas adicionales para realizar antes del final del día, como llamar a un servicio de respuesta, asegurarse de que las revistas de la sala de espera sean devueltas a sus bastidores o asegurarse de que las luces hayan sido reajustadas adecuadamente, puede ensamblar una lista de verificación que se revisa para asegurar que no se han omitido obligaciones finales. Siga siempre el protocolo de la oficina.
Las pequeñas cosas que implementa la recepcionista asertiva en la oficina, a menudo se da por sentado junto con tareas discretas, es lo que retiene la reputación de una oficina a la vanguardia de los competidores y obtiene referencias de existentes. clientes. Las cosas pequeñas que todos incorporan en el lugar de trabajo crean una tremenda contribución general al establecimiento y, a veces, es la razón principal para producir la futura expansión y seguridad de las compañías
http://units.osu.edu/users /etiquette.php
referencia:
- www.tpub.com/content/aviation/12324/css/12324_27.htm
- www.goodcustomerservice.org/
- www.a-to-z-of-manners-and-etiquette.com/office-etiquette.html <// li>
