Los proyectos grupales grandes generalmente involucran interacciones complejas entre múltiples miembros del equipo. Como profesional de gestión de proyectos durante más de 25 años, he aprendido que establecer roles y responsabilidades ayuda a eliminar la confusión a medida que avanza el proyecto. Crear y mantener una matriz de responsabilidad define las tareas, roles y responsabilidad. Para hacer esto de manera eficiente:
- Asigne miembros del equipo al proyecto. Evaluar las habilidades y el conocimiento de cada persona. Aliente a los miembros del equipo a ser voluntarios para las tareas estacionadas para ampliar su experiencia.
- Descargue una plantilla o defina su propio formato. Por ejemplo, cree una hoja de cálculo y enumere las tareas del proyecto en la primera columna. Etiquete la segunda columna como “responsable”. Etiquete la tercera columna como “responsable”. Etiquete la cuarta columna como “consultado” y el quinto como “informado”. Pon los nombres de las personas en las celdas. Alternativamente, etiquete las columnas con el nombre de cada persona y use colores para indicar el nivel de responsabilidad de cada tarea. Designe solo a una persona para ser responsable de cada tarea.
- Establezca roles para cada reunión del proyecto. Cada equipo generalmente incluye un gerente de proyecto, líder del equipo, facilitador de reuniones, un escriba y miembros del equipo. Usando este modelo, cada miembro del equipo conoce su papel en cada reunión del equipo del proyecto. Cuando las expectativas son claras, ¡el trabajo procede más bien!
- Agregue nuevas tareas y roles a medida que avanza el proyecto. Al realizar un seguimiento de las habilidades y el conocimiento adquiridos por cada miembro del equipo, el gerente del proyecto puede asignar nuevas tareas y responsabilidades de manera más eficiente y de manera justa.
- Delegar tareas a los miembros del equipo que tienen la capacitación adecuada para completar el trabajo. Si los miembros del equipo carecen de habilidades, proporcionan cursos, talleres o alternativas a su propio ritmo para ponerlas al día.
- Guarde su archivo en una ubicación a la que todos los miembros del equipo puedan acceder y consultar en el transcurso del proyecto. Al aclarar las expectativas, puede minimizar los conflictos y mejorar la comunicación entre los miembros del equipo.
Definir roles y responsabilidades del equipo le permite identificar todas las tareas, enumerar todos los roles, resolver superposiciones y arreglar brechas. Una vez que haya realizado este análisis, tiene una mejor oportunidad de completar el proyecto a tiempo, presupuesto y de alta calidad. Los proyectos grupales proceden más bien cuando todos saben lo que se espera de ellos. Si encuentra que varias personas son responsables de una sola tarea, divida la tarea en pasos más pequeños. Luego, asigne a cada persona a una subtarea. Esto también podría ayudarlo a mejorar los procesos y optimizar las operaciones.
