Si trabaja en una posición de contabilidad o financiación, es probable que tenga que participar en la conciliación del libro mayor. Si nunca ha reconciliado un libro mayor general, entonces apreciará este breve tutorial del libro mayor.
¿Cuál es el libro mayor (GL)?
El libro mayor general es el conjunto de todas las cuentas utilizadas para realizar un seguimiento de todas las transacciones financieras de una empresa. El libro mayor se compone de cinco tipos de cuentas: activos, pasivos, capital del propietario, ingresos y gastos. Cuando ocurre una transacción, siempre afecta al menos dos de estos tipos de cuentas.
¿Cómo se distribuye el libro mayor?
Continuando con nuestro tutorial general del libro mayor Por lo general, hay un departamento (por ejemplo, el Departamento de Contabilidad General) que es responsable de mantener y distribuir el libro mayor a todos los demás departamento de la empresa. Cada departamento recibe la parte del GL que contiene las cuentas asignadas a su código de departamento. Se puede acceder al informe del Ledger general en línea, o se le puede distribuir en formato en papel. Esta distribución generalmente ocurre unos días después de que termine cada mes.
¿Qué hay que hacer con el libro mayor general?
cada mes, el GL debería estar :
1. reconciliado.
2. revisado.
3. firmado (aprobado) y fechado por el individuo que realiza la reconciliación.
Este tutorial general del libro mayor se centra en la persona que reconcilia el GL. La persona que se reconcilia debe ser alguien en el departamento que no tenga la autoridad para aprobar facturas y transacciones. También sería mejor si esta persona no esté involucrada en el pedido o la recepción de bienes. Esto garantiza un sistema de verificación y equilibrios para prevenir la actividad fraudulenta.
Tutorial general del libro mayor, pasos para la reconciliación
Reconciliación significa comparar y revisar los documentos de origen (tales como facturas, recibos, etc.) frente a su entrada correspondiente al libro mayor general y esperar una coincidencia en cuanto a la cantidad de dólar, el proveedor y el documento de origen/número de factura.
A continuación se presentan algunos pasos posibles a seguir Si se le pide que concilie el GL:
1. Inicie el proceso de reconciliación mensual revisando el libro mayor del mes anterior y cualquier nota que haya hecho. Luego mire el libro mayor actual para verificar que todas las entradas de corrección se hicieran realmente.
2. Compare copias de la documentación de depósito con el libro mayor para ver si se registraron los montos en dólares correspondientes correctamente. Si tiene documentación para un depósito que no aparece en el libro mayor, puede ser que el depósito ocurriera demasiado tarde para ser publicado durante el mes que está conciliando. Sin embargo, si tiene documentación para los recibos que no se registraron pero que deberían haber sido, notifique al Departamento de Contabilidad General. En cada documento de depósito coincidente con el libro mayor general, tenga en cuenta el mes y el año en que se publicó en el libro mayor, y se inició inicialmente.
3. por cada gasto que se muestra en el Ledger general, verifique que tenga la documentación de respaldo apropiada. La documentación de respaldo incluye facturas, resbalones de embalaje, copias de revistas financieras y cualquier otra información relevante para la transacción. Para los elementos recurrentes en los que no hay documentación disponible, verifique que la cantidad se ve razonable e inicial junto al cargo. Si tiene un gasto en el libro mayor que no pertenece a su departamento, deberá procesar una corrección para el gasto. Al mirar cada cargo, compare el nombre del proveedor y el monto de la factura con su documentación de copia de seguridad. Si todos los campos están de acuerdo, haga una marca de verificación junto a la cantidad en el libro mayor. Firme sus iniciales en la documentación y agregue el mes y año, el elemento apareció en el libro mayor.
4. Una vez que haya reconciliado todas las transacciones que se muestran en el informe del libro mayor, Puede archivar toda la documentación correspondiente en una carpeta de archivos etiquetada como “reconciliada. Es una idea inteligente crear una carpeta separada para cada mes del año.
Conclusión del tutorial general del libro mayor, revisión y firma
Después de reconciliar el general Ledger, se debe completar una revisión. La revisión mensual debe ser realizada por alguien en el departamento que esté familiarizado con las transacciones del departamento y podrá detectar cualquier error o problema. Siempre que sea posible, esta es una persona diferente a la persona que realiza la reconciliación del libro mayor general. Un revisor buscará elementos adicionales que incluyen:
1. Transacciones y gastos inusuales.
2. Pagos duplicados o erróneos .
3. Información de pago correcta.
4. razonabilidad de las transacciones.
5. Las transacciones están en línea con las políticas de la empresa.
Una vez que la revisión está completa y todos los elementos se han corregido, el libro mayor se puede firmar (indicando aprobación y finalización), y Fecha por el individuo que realizó la reconciliación.
Fuente: UCSB Manual de procedimiento
más de Este contribuyente:
cualidades de un buen gerente
errores de entrevista comunes </p >
Diez preguntas para hacer antes de alquilar una propiedad
