En Outlook, si usted es como la mayoría de las personas con las que he interactuado con usted, probablemente le guste guardar cada correo electrónico que reciba en su bandeja de entrada, esto sería bueno, pero muchos del administrador del servidor Exchange limitan la cantidad de almacenamiento que puede tener en su bandeja de entrada. Esto se debe a que su bandeja de entrada está en un servidor y si todos mantuvieran grandes cantidades de datos aquí, el servidor se llenaría muy rápidamente. Outlook tiene una característica simple para que los usuarios activen para que puedan guardar correos electrónicos antiguos en su máquina local y no tener que preocuparse por los límites en el servidor. Una vez que se enciende la función, simplemente puede arrastrar y soltar los correos electrónicos que desee a su carpeta de archivo automático y almacenarla en la máquina local en un archivo PST.
El primer paso a su proceso de archivo automático es asegurarse de que el auto Las opciones de archivo están configuradas para cumplir con sus estándares para que no pierda ningún dato que desee mantener. Por defecto, el archivo automático está configurado para eliminar datos mayores de 6 meses, conozco a los usuarios que tienen correo electrónico de 1993, lo que significa que si ejecutan el archivo automático sin cambiar la configuración, eliminará este correo electrónico antiguo. Entonces, cambiemos primero la configuración para que no perdamos ningún dato al pasar por el proceso de archivo. Primero abrirá su programa Outlook y luego irá a la opción “Herramientas” y luego en el menú desplegable Elija la opción etiquetada como las “Opciones” etiquetadas. Esto abrirá una nueva ventana. En la nueva ventana, querrá hacer clic en la pestaña en la parte superior que diga “Otro” dentro de esta pestaña, encontrará un botón que diga Archivo Automático, haga clic en esto.
Ahora se abrirá otra ventana y esto es El pan y la mantequilla de la característica del archivo de automóviles y querrán asegurarse de que la configuración cumpla con los criterios que queremos. La primera opción es la frecuencia con la que queremos ejecutar Auto Archive y normalmente establecí esto en 30 días. La siguiente opción depende de usted, si desea algo que le pregunte si está bien ejecutar el archivo automático, entonces marque la casilla, si no, lo que no, lo dije que se ejecute, así que no quiero que me pregunte It.
Dejo todo el resto de la forma en que es predeterminada, lo importante es asegurarme de que la carpeta de archivo de espectáculos en la lista de carpetas esté marcada. Esto es importante para que tenga la carpeta Auto Archive para que pueda arrastrar y soltar correos electrónicos fácilmente. También puede cambiar la ubicación donde Outlook guarda el archivo PST para sus archivos archivados, haciendo clic en el botón Examinar y eligiendo la ubicación que desee almacenarlo. El valor predeterminado es bastante difícil de encontrar para un usuario básico, pero puede modificarlo fácilmente para decir “mis documentos” si así lo desea.
Una vez que haya terminado de cambiar las opciones para que funcionen para sus necesidades, luego usted Puede hacer clic en Aceptar y luego Aceptar en la siguiente pantalla. Ahora puede esperar los 30 días para pasar y luego Archivo de automóviles o puede hacerlo manualmente ahora para que no tenga que esperar. Para hacer manualmente el archivo, querrá ir a la barra de menú y hacer clic en el archivo y luego archivar. Esto abrirá una nueva ventana y le permitirá elegir lo que desea para el archivo automático que pueda obtener tan específico como desee, pero normalmente elijo mi bandeja de entrada completo o mi buzón completo; La elección nuevamente es su preferencia.
Una vez que haya seleccionado las preferencias correctas, puede hacer clic en Aceptar, si cambia la ubicación de su archivo PST, querrá asegurarse de que la ubicación coincida con la de esta ventana . Si no es así, querrá hacer clic en Examinar y encontrar el archivo que guardó donde lo haya guardado. Una vez que haga clic en Aceptar, se ejecutará a través del proceso de archivar todos sus archivos, y una vez que termine, tendrá una nueva carpeta en la parte inferior de su buzón que dice “Archivo automático” y de ahora en adelante puede arrastrar y soltar sus archivos allí y lo guardará en el PST en su máquina local. Esto eliminará el problema con su bandeja de entrada en su totalidad, y puede guardar cada correo electrónico que reciba durante los próximos 40 años.
