Cuando decide exportar los productos de su pequeña empresa, uno de los aspectos importantes es la documentación requerida. El papeleo que debe completarse para una exportación es diferente de la de una venta dentro del país, y la exportación generalmente requiere más documentación.
Cuando se exporta con un intermediario, el agente o la empresa exportadora normalmente se hacen cargo de los requisitos de papeleo , y cuando exporta con la ayuda de un reenviador de carga, puede beneficiarse de la experiencia del reenviador del carga y confiar en ellos para asesorarlo con respecto a la documentación necesaria. Pero en cualquier caso, es bueno estar al tanto de los diferentes documentos requeridos y su propósito. Y cuando exporte directamente en su propia cuenta, el conocimiento de estos requisitos será fundamental.
También debe tener en cuenta que a pesar de que la documentación de exportación puede ser rutinaria para los agentes de carga y los agentes de aduanas, usted como el El exportador tiene la responsabilidad final de la integridad y precisión de los documentos.
Los documentos comúnmente utilizados para exportar
la documentación requerida Depende de las regulaciones que se aplican en los EE. UU. Y en el país de destino, las condiciones de venta, el modo de transporte y las características de su producto en particular. A continuación se describen varios de los documentos que se utilizan en la mayoría de las exportaciones. Se acepta el cliente en el extranjero, el exportador prepara una factura pro forma. Esta factura inicia el proceso de exportación. El comprador lo necesita para solicitar la importación, y si se paga con una carta de crédito, el comprador necesita que la factura pro forma presente a su banco para solicitar la carta de crédito.
La factura pro forma debe contener Información completa y precisa sobre el producto que se exporta y las condiciones acordadas entre el exportador y el importador, incluido el precio del producto y todos los demás costos en la cuenta del importador.
La factura pro forma debe tener una descripción de la mercancía y la cantidad, incluido el peso del envío y las dimensiones y cualquier otra especificación del producto; el precio unitario y el precio total del envío; El tipo de cita, con una indicación de los Incoterms, que comúnmente se aceptan términos comerciales para el comercio internacional que definen con precisión las responsabilidades de tomar el control de los bienes y asegurarlos en los diversos puntos del proceso de envío; el método de embalaje; el modo de transporte y los costos asociados; el lugar donde se descargarán o entregarán los productos; La fecha de entrega; y la forma de pago y el instrumento utilizado para el pago.
La factura pro forma también debe incluir los datos del exportador y el importador, como el nombre, la dirección y los números de teléfono; la fecha y el lugar en el que se emite la factura; y la firma del exportador. La factura debe incluir el texto específico que requiere el importador, de acuerdo con las regulaciones de su país y de acuerdo con el tipo de producto que se importa. El formato de la factura pro forma puede ser diferente del de la factura comercial.
factura comercial
Una vez que se acepta la factura pro forma, el exportador Debe preparar una factura comercial. Algunos países requieren formatos especiales para la factura comercial de acuerdo con sus regulaciones internas, con especificaciones sobre el contenido, el número de copias, el idioma y otros aspectos. La práctica común es preparar la factura comercial en inglés y también en el idioma del país de destino. Un reenviador de carga puede informar si se necesita una copia traducida y probablemente pueda recomendar un servicio de traducción si es necesario.
La factura comercial debe contener la misma información que la factura pro forma y toda la otra información requerida en el país de destino . La descripción de la mercancía debe corresponder exactamente a la descripción en la carta de crédito o en el documento para otra forma de pago, como la colección documental. Cualquier diferencia podría complicar el proceso para recopilar en la venta de exportación. El importador necesita la factura comercial para limpiar las costumbres en el país de destino y determinar las tarifas y las tareas aduaneras que deben pagarse. La factura consular es similar a la factura comercial y se requiere en ciertos países. Debe prepararse en el idioma del país de destino y presentarse en el consulado de ese país para ser legalizado, asegurando que los bienes se importen cumplan con las regulaciones del país del importador. El Consulado puede proporcionar los formularios que se requieren para preparar la factura consular.
El consulado cobra tarifas por certificación y legalización de los documentos y el contrato de venta o orden de compra debe especificar si el exportador o el importador es Responsable de estos y otros costos de documentación.
Lista de embalaje de exportación
Una lista de embalaje de exportación es generalmente más detallada, con más información que una nacional estándar Lista de embalaje. Se detallan el contenido de cada paquete individual, lo que indica el tipo de paquete, ya sea una caja, tambor u otro. La lista de embalaje también indica los pesos y medidas legales brutas y netas de cada paquete en unidades de inglés y métricos. Las etiquetas de embalaje deben indicar los datos de referencia del remitente y del comprador. El remitente o el transportista de carga utiliza esta lista para determinar el peso total y el volumen del envío y para garantizar que se envíe la carga correcta. Además, los funcionarios de aduanas en los EE. UU. Y el país de destino usan la lista de empaque para revisar la carga, y el comprador la usa para hacer un inventario de la mercancía recibida. B>
La factura de embarque oceánica es emitida por la compañía de transporte. Reconoce que los bienes especificados se han recibido a bordo de transporte, y están listos para la entrega a una determinada ubicación, al consignatario identificado. La factura de embarque del océano constituye evidencia del contrato entre el exportador y la compañía de transporte, por ejemplo, la compañía de carga oceánica, para transportar los bienes. Constituye el título de propiedad de los bienes. Es un recibo, firmado por la compañía de transporte, confirmando que los bienes se han recibido a bordo en buenas condiciones y listos para el transporte. Especifica el lugar de entrega, el pago de la carga y a quién se envían los bienes. Y la factura de embarque del océano detalla las responsabilidades legales de las diferentes partes involucradas en el envío.
La factura original de embarque del océano es un instrumento negociable que afecta todos los aspectos legales del transporte físico de los bienes. Se puede respaldar transferir la propiedad de los productos que se están transportando.
Cuando el exportador quiere consignar la carga directamente al comprador final, puede usar una factura de embarque oceánica no negociable. Otro tipo es la factura de embarque de pedido, que se puede usar cuando el exportador no quiere que la propiedad pase al comprador hasta que se cumplan ciertas condiciones. Este tipo de factura de embarque se usa normalmente cuando la recolección se realiza a través de un borrador bancario o una carta de crédito. Permite al banco del comprador tomar posesión de los bienes en caso de que el comprador no cumpla. El banco no entrega el título hasta que se reciba el pago del comprador, y no entrega los fondos al exportador hasta que se hayan completado las condiciones de la venta.
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Cuando la exportación se envía por aire, se usa una folleta de aire en lugar de una factura de embarque oceánica. Las hojas de ruta de aire son instrumentos no negociables y sirven como recibo para el exportador. El Air Waybill es evidencia de que la aerolínea ha aceptado los productos indicados en la lista de embalaje y promete llevarlos al aeropuerto de destino. Puede incluir indicaciones sobre el manejo, el envío y la entrega de la mercancía. La mayoría de las folletos de los avances aéreos también tienen una declaración aduanera.
Certificado de origen
Este es el documento que certifica que los bienes fueron fabricados o producidos en el Los importadores de EE. UU. Usan el Certificado de Origen para aprovechar la exención de los aranceles, de acuerdo con los acuerdos de libre comercio que otros países han firmado con los EE. UU. Por ejemplo, un certificado de origen del Acuerdo de Libre Comercio de América del Norte se utiliza para los productos enviados a Canadá o México, siempre que se hayan cumplido las reglas de origen según ese acuerdo. y Singapur. Tiene acuerdos pendientes con Colombia, Corea, Panamá y Perú. Puede encontrar una lista actualizada de los acuerdos vigentes y más información sobre ellos en el sitio web de la Administración de Comercio Internacional de los Estados Unidos en http://trade.gov/fta.
El exportador debe Firme este certificado, y cuando las reglas en el país de destino especifiquen, el certificado debe ser respaldado por una Cámara de Comercio acreditada y, a veces, por el Consulado. En este último caso, el exportador debe firmar el certificado ante un notario público y el certificado debe firmarse por una Cámara de Comercio, antes de presentarlo en el Consulado.
Certificado de inspección </B >
Muchas veces, las costumbres en el país de destino o los compradores requieren un certificado de inspección para ciertos productos regulados, generalmente relacionados con la agricultura, la salud o el medio ambiente. También se puede necesitar un certificado de inspección para garantizar que los contenedores estén libres de contaminantes antes de ingresar ciertos puertos, o para indicar que los productos cumplen con las especificaciones de un contrato o orden de compra.
Dependiendo del tipo de producto Al ser exportados, los certificados de inspección pueden ser emitidos por diferentes agencias, como el Departamento de Agricultura de los EE. UU., La Administración de Alimentos y Medicamentos, la Agencia de Protección Ambiental o las compañías de inspección de terceros.
Certificado fitosanitario
La mayoría de los países requieren un certificado fitosanitario para importar plantas y frutas y verduras frescas. Este documento certifica que el producto está libre de plagas dañinas que podrían afectar los cultivos. El tratamiento y el manejo especiales necesarios para cumplir con las regulaciones del país de destino, como el almacenamiento en frío, también se especifican en este certificado. otorgue estos certificados fitosanitarios.
Certificado de seguro
El certificado de seguro se utiliza para garantizar al consignado de que el seguro cubrirá la pérdida o el daño a la carga de la carga En tránsito. Este certificado es necesario cuando la carta de crédito u otro procedimiento de recolección documental requiere evidencia de cobertura de seguro contra los riesgos a los bienes que se están exportando. Por lo general, los reenviadores de carga tienen una política abierta para que sus clientes los usen, y pueden emitir el certificado en el nombre del exportador.
Declaración de exportación del remitente
Un remitente Se necesita declaración de exportación para todos los envíos con un valor de más de $ 2,500 y para cualquier envío menor que esa cantidad cuando se requiere explícitamente una licencia de exportación. Esta declaración permite a la Oficina del Censo monitorear los tipos de productos que se están exportando desde los EE. UU. Con fines estadísticos. Debe presentarse a la compañía de transporte antes del envío. Las compañías de flete de océano y aire adjuntan una copia de la declaración de exportación del remitente al manifiesto de envío, y la presentan al Departamento de Aduanas de los EE. UU. Para la aprobación del envío de la mercancía.
La declaración incluye una lista de los productos, Indicado por su código correspondiente del “sistema armonizado”, que es un sistema utilizado internacionalmente para clasificar los productos comerciales. Esta declaración se realiza en el Formulario 7525-V, que se puede descargar desde el sitio web de la Oficina del Censo de EE. UU. En www.census.gov/foreign-trade/regulations/forms. Para obtener ayuda para completar el formulario, puede consultar www.census.gov/foreign-trade/regualtions/forms/correct-way-to-tomplete-the-sed.pdf. La declaración también se puede presentar electrónicamente. Para obtener más detalles, consulte el sitio web www.aesdirect.gov.
Licencia de exportación
Los controles de exportación dependen del tipo de bienes que se exportan, y su final destino. Aunque la mayoría de las exportaciones no requieren una licencia, el exportador tiene la obligación de solicitar una determinación oficial de la Oficina de Industria y Seguridad (BIS). La mayoría de las exportaciones se envían de acuerdo con una clasificación de “no se requiere licencia” (NLR), que es una certificación por parte del exportador de que no se requiere una licencia.
para determinar si necesita un Licencia de exportación para su producto, debe conocer el número de clasificación de productos básicos de exportación (ECCN) para su producto. Su transportista de carga puede proporcionarle este número. De lo contrario, puede obtenerlo del fabricante o productor, si el producto se ha exportado antes, o puede buscar el número en el Código de Regulaciones Federales, 15 Partes CFR 730-774. Para obtener información adicional, puede consultar las Regulaciones de Administración de Exportaciones (EARS) en www.bis.doc.gov. Una vez que tenga este número, puede consultar a la Oficina de Industria y Seguridad para determinar si su producto podría estar sujeto a controles sobre las exportaciones y, por lo tanto, necesita tener una licencia.
Instrucciones del remitente <// B>
Cuando exporta con la ayuda de un transportista de carga, usted, como exportador, es responsable de proporcionar toda la información necesaria relacionada con el envío. Sus instrucciones deben ser claras y precisas, y cuanta información más detallada pueda proporcionar, mejor será la probabilidad de que sus productos lleguen a su destino sin ningún problema. El reenvío de carga debe tener tanta información como usted con respecto a la transacción, para cumplir con los requisitos del comprador en el extranjero. Normalmente, el reenviador de carga puede proporcionarle un formulario comúnmente utilizado para notar estas instrucciones.
requisitos específicos del país
como mencionados anteriormente, los documentos que se requieren dependen de los requisitos específicos del país de destino. Por lo tanto, usted, como exportador, debe realizar las consultas aplicables para que pueda presentar toda la documentación necesaria, en el formato estipulado. El enviador de carga generalmente será consciente de estos requisitos. También puede preguntar sobre estos requisitos en el consulado del país del comprador.
Otra fuente de información es el sitio web del centro de información comercial en http://www.export.gov/exportbasics/ticredirect.asp . Cuando selecciona la opción “Información en el país”, se abre un mapa del mundo, donde puede seleccionar una región. Bajo la región, puede seleccionar un país dentro de esa región. Cuando seleccione un país, se abrirá una lista de opciones, que puede incluir “Información aduanera e importación de documentación” o “Importar licencias y documentación”. Según una de estas opciones, puede encontrar una opción como “Regs de importación: documentación”. Cuando seleccione esta opción, encontrará una indicación de los documentos necesarios para traer bienes al país, información general o una referencia a otro sitio web donde pueda encontrar más información.
