He creado un excelente sistema para organizar mis facturas y papeleo, y reducir el desorden de papel. También he creado mi propio organizador de facturas adaptado a mis propias necesidades.
Primero, cuando una factura ingresa a mi casa, inmediatamente entra en una carpeta de Bills Due ubicada en un estante de organización de cinco niveles en mi mostrador de cocina. Cualquier documento financiero importante recibido entran en una carpeta etiquetada para ser presentada. Esta es el área de información de mi familia y todos los documentos importantes se mantienen aquí. El día de pago, que es todos los viernes para nosotros, pago mis facturas. A muchos de ellos se les paga en línea, por lo que uso este día para verificar todos los sitios web financieros para asegurarme de que todo se pagará a tiempo. Es importante mantener las facturas que se pagan automáticamente para asegurarse de que no haya errores.
Mi organizador de la factura tiene toda mi información financiera directamente a mi alcance. Compré divisores con pestañas para separar varias secciones de mi organizador. Mi primera sección tiene toda mi información básica de facturas. Tengo una lista de todos mis bancos y cuentas con información de número de teléfono e información de dirección. También tengo una lista de todo lo que hago en línea con firmantes y contraseñas. La segunda sección es una lista básica de mis facturas mensuales regulares. Las secciones tres y cuatro son información de deuda/préstamo e información de ahorro. En la parte posterior, mantengo un calendario de “plan anticipado” que tiene secciones para mensualmente y semanalmente. Utilizo el calendario para realizar un seguimiento de cuándo se deben las cosas y cuándo se les paga. Registro todas las facturas adeudadas en el calendario mensual y todos los ingresos y el dinero gastado en el calendario semanal. Esto mantiene toda la información del dinero en un lugar fácil de encontrar. También se mantienen en mi organizador una calculadora, sellos, sobres, bolígrafos, lápices y un resaltador.
En el día de pago de la factura, pago todas las facturas necesarias y escribo la fecha pagada y el número de verificación del trozo de facturas. Las facturas que deben enviar por correo se colocan en la parte delantera de mi organizador de cinco niveles, que es donde se mantiene todo el correo saliente. Cualquier factura que se pague en línea se verifica para asegurarse de que hayan pasado o que estén pendientes. Grabo estas fechas en mi organizador de facturas. A continuación, presento los trozos de factura y cualquier otro documento financiero recibido esa semana de la carpeta para archivar. Mantengo todos mis archivos en un archivador cerca de mi computadora. El cajón superior es para archivos actuales o activos y el cajón inferior es para archivos permanentes. Tengo una carpeta para cada mes del año. Todos los recibos y los trozos de facturas entran en la carpeta mensual. Al final del año, reviso estos archivos mensuales y lanza lo que no se necesita. Estos documentos luego entran en un archivo anual en el cajón de archivo permanente. También se mantienen en mi cajón de archivos permanente, información médica, información sobre impuestos, garantías, información de veterinario e información de préstamo. Tener un archivo actual y permanente me hace las cosas muy fáciles de encontrar. Si necesito un recibo, simplemente voy a la carpeta mensual y la encuentro. Si necesito información médica importante, voy directamente al cajón permanente.
Este sistema me ha funcionado bien en los últimos años. Mantiene las facturas en una ubicación central y hace que cualquier información financiera sea fácil de encontrar.
