Ser un profesional
para ser un “profesional” no solo debe usar vestimenta profesional, sino que también debe ser segura, equilibrada, confidencial y organizada. Para tener éxito en el campo, uno debe proyectar una imagen profesional positiva mediante apariencia personal, conocimiento y comportamiento ético. Un asistente administrativo también debe tener en cuenta que la vida en la oficina puede incluir la política de la oficina. Si lo hace, el asistente administrativo debe conocer la estructura de poder formal e informal en la organización y cómo funciona el canal de comunicación informal (la vid).
el entorno de la oficina
Aprendí sobre La cadena de mando. ¡No me di cuenta de que había tanto en eso! También aprendí sobre el diseño de la oficina. Por lo general, está el plan abierto o la oficina tradicional. La ergonomía juega un papel muy importante en las necesidades físicas y psicológicas de un empleado. Cada vez que entro en una oficina ahora, miro a mi alrededor y veo aspectos que nunca hubiera visto antes.
Gestión de tiempo y tareas
Siempre he sido una persona organizada, Pero cuando comencé la universidad, estaba un poco abrumado haciendo malabares con toda mi tarea y aún así encontrar tiempo para relajarme y disfrutar de la vida. La idea del tiempo y la gestión de tareas es maravillosa porque me ayudó a ver que puedo reducir el exceso de detalles y ganar más tiempo para los problemas más importantes. Los calendarios electrónicos también son excelentes.
Relaciones públicas exitosas
Es importante ser un asistente administrativo amigable pero profesional ya que la mayoría de la profesión gira en relación con las personas. Aprendí sobre hacer presentaciones y las pautas adecuadas a seguir. He estado practicando mis habilidades telefónicas como resultado de este curso. Siempre conteste el teléfono con una sonrisa porque la persona del otro extremo puede “escuchar” si está sonriendo o no.
Replographics
Disfruté esta sección porque he estado involucrado bastante Un poco con esta área de tecnología. Aprendí sobre la diferencia en las copiadoras y qué hacer si tiene un gran volumen de documentos de alta calidad para ser procesados. Desktop Publishing es un software muy divertido para usar. Uno puede hacer documentos de aspecto profesional y ahorrar bastante dinero.
Registros e gestión de imágenes
Aprendí mucho sobre las tareas de un asistente administrativo. Desde poner archivos de archivos juntos, hasta establecer su propia forma de archivar, realizar un seguimiento de los archivos y una manera fácil de buscarlos. Existen varios métodos diferentes de presentación. El ejercicio de disco ARMA es una gran ayuda y una buena referencia para el futuro.
Telecomunicaciones
Me gusta la idea de poder quedarme en casa y hacer negocios en mi pijama. Sé que probablemente no será el caso de mi trabajo futuro cercano, pero el hecho de que las personas puedan trabajar sobre la marcha es una idea muy eficiente. Parece ser una industria en crecimiento. El uso de las telecomunicaciones ha ampliado el alcance de la comunicación entre las personas más que cualquier cosa que pueda pensar.
procedimientos para las comunicaciones entrantes
procesar las comunicaciones entrantes de manera eficiente y efectiva es una responsabilidad principal de las Ayudante Administrativo. Aprendí que cuando la gente dice que tenían que hacer el correo, definitivamente es una declaración cargada. Clasificar, clasificar, priorizar, abrir, procesar, verificar los recintos y asegurarse de que todos los contenidos estén fuera de un sobre o paquete son parte importante de cuidar el correo entrante.
Procedimientos para comunicación y envíos salientes
Aprendí a abordar correctamente el correo saliente. No me di cuenta de que un escáner en realidad escanea sobres y lee de abajo hacia arriba. Ahora escribo o guardo mis etiquetas en todas las tapas y sin puntuación e incluyo el ZIP+4. Aprendí que ZIP significa Plan de mejora de la zona. También aprendí sobre las diferentes clases de correo. Visitar la oficina de correos es una experiencia divertida y muy informativa. Me siento más seguro yendo allí cuando tengo un paquete para enviar por correo.
Arreglos de viaje
Las políticas específicas de la empresa deben seguirse para hacer reservas. Aprendí que el asistente administrativo es responsable de establecer arreglos de viaje en movimiento contactando a un departamento de viajes interno, una agencia de viajes o agentes de reserva de aerolíneas. Descubrí que usar Internet para encontrar boletos de aerolíneas y vuelos puede ser divertido y, sin embargo, muy confuso y frustrante si no sabe lo que está haciendo. Creo que es genial que pueda usar Internet para hacer reservas.
Reuniones y conferencias
En la escuela secundaria, era secretario de muchas organizaciones diferentes. Dos de estos fueron: secretario del cuerpo estudiantil durante dos años y secretario de clase durante dos años. Estas fueron las posiciones más útiles que me ayudaron a tomar minutos. Es importante cuando se escribe los minutos para que sean fáciles de leer para los demás. También aprendí que cuando hay una gran conferencia o convención, hay mucha preparación detrás de ese evento. Son las personas detrás de escena las que realmente hacen que un evento se junte y lo haga exitoso.
Grooming profesional
¡Esta parte de la clase fue muy divertida para mí! Aprendí qué usar para el trabajo profesional. Soy consciente de que es importante invertir en algunas prendas profesionales. Ahora sé qué colores se verán mejor para mí y mi personalidad en la ropa. Aprendí mucho sobre los que se hacen y no se deben hacer en mi vestido y atuendo.
Incluso si no ha trabajado en una oficina mucho tiempo, estos elementos clave serán útiles para enseñarle sobre profesionalismo y Cómo actuar y qué hacer en un entorno de oficina.
