Durante décadas, las grandes empresas se han enfrentado al desafío de organizar el gran volumen de información corporativa almacenada en documentos, ya sea en papel, archivos electrónicos, bases de datos o portales corporativos. Durante la década de 1990, el concepto de “gestión del conocimiento” comenzó a desarrollarse. Su propósito era medir y preservar el capital intelectual de una empresa.
a principios del siglo XXI, el objetivo de muchas organizaciones era evitar que esta información se generara en papel, pero la falta de familiaridad inicial con Los sistemas de gestión de documentos y el miedo a perder la información, condujeron a la coexistencia de documentos en papel y formatos electrónicos. En muchos casos, esta duplicación hizo que las empresas pasaran más tiempo administrando los documentos, lo que sin duda tuvo un impacto en las ganancias corporativas. Además, los contenidos que se están almacenando están en crecimiento constante y exponencial.
Evidentemente, las grandes empresas fueron las primeras en implementar tecnologías que mejor resolvieron sus problemas de gestión de documentos. Llegaron a la conclusión de que la clave para la “gestión del conocimiento” se encuentra en las soluciones de documentos que identifican la información, la captura y el almacenamiento, para poder recuperar, distribuir e intercambiar los datos después.
A de la empresa estratégica visión
una vez que las organizaciones se dieron cuenta de que era necesario clasificar y almacenar su Documentos en un orden lógico y estructurado, tanto para uso diario como para su posterior recuperación, quedó claro que era necesario implementar un sistema de gestión de documentos corporativos. El propósito de incorporar este sistema era proporcionar un modelo de gestión y una herramienta de software que garantice el acceso y la disponibilidad de información para mejorar su productividad, capital intelectual y conocimiento.
Los principales beneficios para una gran La empresa para implementar un sistema de gestión de documentos corporativos se puede resumir como: la información de la empresa se puede compartir de manera eficiente y segura, ya sea ubicada en uno o varias ubicaciones; Se preserva el conocimiento general de la organización, porque los datos fluyen de manera eficiente y fluida; e incertidumbre sobre los datos disponibles cuando se resuelve varias versiones de documentos.
Implementación de el documento gestión sistema tecnología
Al implementar un proyecto de gestión de documentos, se deben tomar aspectos materiales e inmateriales en cuenta. Entre los primeros se encuentran los recursos tangibles disponibles para la empresa, como las computadoras. Entre estos últimos, considere los recursos humanos disponibles, la capacitación de documentos y las habilidades digitales. Además, el software y el hardware adicional que se necesitarán deben incluirse dentro del costo de implementar un sistema de administración de documentos. Finalmente, los servicios profesionales externos deben contabilizarse, sin mencionar las horas de dedicación que los usuarios internos y los gerentes de proyecto consumirán.
La gestión de documentos es una “especialidad” relativamente nueva en el campo de la documentación y para Esa razón, las organizaciones generalmente no tienen equipos específicos dedicados a estas tareas. En algunos casos, estas funciones se asignan a los departamentos existentes; En otros, se crea un nuevo departamento y la organización y el presupuesto se adaptan en consecuencia.
Una medida práctica para garantizar la implementación más favorable del software de gestión de documentos corporativos es la creación de un departamento que es responsable exclusivamente de esto tarea exigente. Esta nueva división debe definir un nuevo modelo de gestión de documentos y determinar las diferentes herramientas que cumplirán con los requisitos funcionales y técnicos, y aquellos necesarios para una integración óptima del nuevo software. La planificación también es muy importante. Se debe crear un “plan de acción”, y dentro de este plan, el proyecto se convertirá en un piloto, utilizándolo como punto de partida para la futura expansión al resto de la organización.
La gestión de la compañía, su computadora El equipo, los empleados responsables de la documentación, los consultores y los usuarios finales son los protagonistas en la implementación de este complejo proyecto, la opinión de cada uno es necesaria e importante. Los clientes de la compañía también son muy importantes porque, como son consumidores de información, su perfil puede ser una combinación de activo y pasivo. Al interactuar desde el principio con los documentos, crean, reciben, administran y requieren cantidades crecientes.
La coordinación y la colaboración son esenciales entre todas las partes interesadas para el desarrollo correcto del proyecto. Desde el principio, es importante definir y asignar responsabilidades y permisos mientras se informa constantemente a las partes involucradas.
Corporate Documento Management piloto
La implementación de un sistema de gestión de documentos corporativos en organizaciones grandes es más compleja de lo que parece al principio. Tenemos que tener en cuenta cientos o miles de empleados, docenas de departamentos, diferentes lugares y objetivos, y diferentes métodos de trabajo.
La implementación de una solución empresarial que brinda una respuesta adecuada y completa puede ser muy difícil al principio . Por esta razón, debemos comenzar con un proyecto piloto, ya que la gestión exitosa de cualquier iniciativa es que alcanza su objetivo en el tiempo preestablecido, dentro del presupuesto y de acuerdo con los estándares de calidad acordados.
Como primera fase, se recomienda abordar el proyecto piloto en un campo estrecho, donde pueden realizar todas las tareas que surgen de una implementación de estas características y analizar las prácticas buenas y malas para el futuro. Por un lado, esto asegura que la documentación sea el modelo óptimo que selecciona la herramienta de software apropiada. Por otro lado, asegura que las estrategias de gestión del cambio se llevan a cabo correctamente, esto es fundamental para superar la amenaza de rechazo al desafío tecnológico y ayudar a frenar la ansiedad provocada por los cambios.
La metodología para el La implementación de un sistema de gestión de documentos corporativos, generalmente basado en la gestión tradicional de proyectos, debe estar orientada a satisfacer la organización y los usuarios que comprenden, cuyo papel debe ajustarse a un estado más activo.
tal vez el proceso de transformación implica Una resistencia al cambio, lo que dificulta el rediseño de la documentación porque implica nuevas formas de trabajo, nuevos estilos de gestión y nuevas habilidades. Por esta razón, es importante que la gerencia informe a su personal sobre las diferentes etapas de implementación del sistema de gestión de documentos, así como las ventajas que se logran. . Olivares
Docpath Presidente y Fundador
Soluciones de software de documentos
