Todos han tenido una mala experiencia de servicio al cliente en un restaurante o tienda. Ya sea que el problema estuviera con un producto, la actitud del personal o una política de la empresa, debe sentirse cómodo expresando sus inquietudes. Si está buscando un formato de carta de queja comercial, considere estos consejos al organizar sus comentarios.
Formato de carta de queja comercial: Consejo #1
Espere al menos un día.
Si realmente está sacudido sobre una experiencia negativa, tómese un tiempo para refrescarse. Es más probable que componga una carta efectiva después de que se haya tomado el tiempo para recolectar sus pensamientos. Esto puede garantizar que presente el problema de una manera oportuna pero más sensata.
Formato de carta de queja comercial: Consejo #2
Encuentre el método correcto de Contacto.
Si el restaurante o tienda tiene una presencia en la web, visite el sitio y busque una función de “Contáctenos. Muchos establecimientos de cadena tienen procesos de retroalimentación centralizados que funcionan a través de formulario o correo electrónico en línea. Sin embargo, las cartas de queja enviadas por correo postal a menudo tienen el mayor impacto, así que busque una dirección postal si puede. Algo sobre recibir una queja de copia impresa refuerza la gravedad del problema. Si no puede encontrar el nombre de un gerente u otra parte responsable, dirija su carta al “gerente/propietario”, y debe ser enrutado a la persona correcta.
Formato de carta de queja comercial: Consejo #3 < Br> Identifique su experiencia.
Asegúrese de que el restaurante o la tienda puedan entender exactamente cuándo visitó. Incluya ubicación, fecha, hora, productos/servicios involucrados, y nombres/descripciones de cualquier miembro del personal con quien interactuó. Esto asegura que la empresa pueda precisar quién es responsable del problema. .
Es mejor cubrir lo que ocurrió en orden cronológico para que el lector pueda seguir fácilmente su queja. Sin ir por la borda, hable sobre los problemas exactos. Si la comida era de mala calidad, describa cómo: ¿fue frío? ¿medio crudo? ¿Presentado descuidado? Si la tienda estaba en desorden, da ejemplos: ¿había cajas por todo el piso? ¿Era el baño impuro? Si el servicio fue lento, especifique la cantidad de tiempo: ¿cuántos minutos esperó para recibir ayuda? Por lo general, cuantos más detalles pueda proporcionar, más vívida es una imagen que pinta para el lector.
Formato de carta de queja comercial: Consejo #5
Recuerde el negocio de su misión.
A menudo, los restaurantes y tiendas publicarán declaraciones de misión, valores o una filosofía general de servicio en su sitio web o en sus propias paredes. Aproveche esta oportunidad para recordarle a la gerencia que, en su opinión, no cumplen con los estándares que han prescrito para ellos mismos.
Formato de carta de queja comercial: Consejo #6
Establecer una expectativa.
Si desea ser contactado por teléfono, dígalo. Si quieres que te envíen un correo electrónico, dígalo. Si quieres una carta a cambio, dígalo. Usted tiene el control del proceso de queja, por lo que (dentro de la razón) deja que la gerencia del restaurante o tienda sepa lo que espera en términos de respuesta. Dé una fecha específica por la cual desea ser contactado. Esto le permite al negocio que sepa que se toma en serio la responsabilidad. Además, si hay reembolsos u otros problemas monetarios involucrados, aclare sus expectativas sobre ellos. Sea firme pero con tacto.
Formato de carta de queja comercial: Consejo #7
Hable sobre sus intenciones. << Br> ¿Planea visitar esa tienda nuevamente para darles otra oportunidad? ¿Vas a contarle a amigos y colegas sobre tu experiencia negativa? ¿Está considerando una queja con el BBB? Cualquiera sea el caso, deje que la administración del restaurante o tienda sepa lo que pretende hacer. Si su próximo paso depende de su respuesta a su carta, dígalo. Esta es una forma cortés de presentar lo que de otro modo podría llamarse una amenaza.
Formato de carta de queja comercial: Consejo #8
Agradecerles. < /I>
Incluso si tuviste una experiencia horrible, lo mejor que puedes hacer es agradecerles por escuchar tu queja. Además, si sintió que había empleados que honestamente hicieron lo mejor pero que no pudieron resolver el problema (o que de otro modo no tuvieron la culpa), reconoce a esas personas para que se ahorraran algo de la peor parte de cualquier acción disciplinaria.
Formato de carta de queja comercial: Consejo #9
Pídale a alguien que revise su carta.
Además de Revisión básica, asegúrese de que sus puntos se transmitan claramente. Encuentre una persona neutral que no participara y obtenga sus comentarios sobre su carta de queja.
Formato de carta de queja comercial: Consejo #10
Incluya cualquier material adicional.
Si necesita incluir un recibo, una foto o cualquier otro documento, recuerde hacerlo. ¡Después de verificar dos veces la precisión y el tono de la carta, es hora de dejar que se escuche su queja!
