Microsoft Excel ha sido conocido como un poderoso software para finanzas personales, presupuesto, contabilidad y análisis de datos. Lo que puede no saber es que este programa común, parte de Microsoft Office Suite, tiene una serie de otros usos que se descubren todos los días.
Piense en Microsoft Excel como una lista enorme y en blanco que puede escribir información en diferentes columnas y filas. Hay “células” individuales establecidas en un patrón de cuadrícula en diferentes “hojas”. Al hacer clic en una celda, puede escribir números o texto en cualquiera de las celdas, luego cambiar fácilmente, editar o ingresar fórmulas matemáticas en ellas. Después de escribir la información que desea organizar, puede formatearla, ordenarla o filtrarla para mostrarle la información más relevante o importante de su tarea.
Una hoja de cálculo es básicamente un documento vacío con herramientas – Puede usarlo para organizar su vida diaria y deshacerse de un desorden de papel en su propio escritorio. ¡Las hojas de cálculo se pueden guardar, enviar un correo electrónico e imprimir en cualquier momento, y actualizarse muy fácilmente! Mucha gente no sabe que las hojas de cálculo como Excel se pueden usar para almacenar texto en lugar de números, y así es como Excel puede convertirse en una herramienta organizativa útil. A continuación se muestran algunos usos nuevos para Excel que pueden facilitar su temporada de vacaciones.
Realice un seguimiento de los cumpleaños, aniversarios y otras fechas importantes para los seres queridos. Solía tener una lista como esta grabada dentro del gabinete de mi cocina. Cada vez que agregué un cumpleaños, se volvió cada vez más difícil de leer. En lugar de garabatear fechas de la familia importantes en un trozo de papel de desecho que podría perderse o desgastarse con la edad, puede tener un archivo que sea simplemente para fechas que puede llamar y modificar en cualquier momento. Etiquete una columna para nombres, luego una para cumpleaños y aniversarios. Para ordenar los datos, haga clic en la columna por la que desea que se ordenen los datos y haga clic en el botón para ‘ordenar ascendente’ o clasificar descender ‘. Puede ordenar los datos que ha ingresado por fecha para que pueda ver cuyo cumpleaños viene a continuación, o ordenar por su nombre para averiguar cuándo es el cumpleaños de un pariente en particular. Agregue direcciones a esto y tendrá todo lo que necesita para enviar la tarjeta adecuada para la ocasión.
Administre listas e ideas de deseos de regalo. Si tiene parientes para los que tiene problemas para pensar en los regalos de vacaciones o de cumpleaños, puede mantener una hoja de cálculo de regalos anteriores que les ha dado, sus pasatiempos y/o cualquier tamaño de ropa que pueda ser aplicable. Siempre es difícil realizar un seguimiento en una familia numerosa que a Brother le gusta el golf y que le gusta el hockey, o incluso más difícil de recordar esa brillante idea que tuviste alrededor de julio para el regalo de Navidad perfecto para un hijo o hija. Si tiene una hoja de trabajo para cada destinatario de regalos, puede tener columnas de la ocasión, lo que les dio, pasatiempos e ideas posibles para este año.
Mantenga todo directamente para enviar tarjetas de agradecimiento. Uno de los mayores desafíos en mi casa después de la ráfaga de desenvolver en Navidad fue resolver cada parte de los regalos recibidos para escribir notas de agradecimiento. Si mantiene una lista y luego la ingresa en la hoja, también puede ingresar la dirección del dador de regalos, que no tendrá que buscar el próximo año. Incluso puede marcar cuando se enviaron las tarjetas de agradecimiento para que se asegure de que todos estén atendidos.
Crear un presupuesto para donaciones. ¡Para aquellos de nosotros que amamos las compras, sabemos que mantener un presupuesto para los regalos navideños puede ser un desafío muy difícil! Una vez que haya decidido cuánto puede gastar (o ha ahorrado) para su viaje de compras, puede realizar un seguimiento de sus compras y determinar cuánto dinero queda para gastar sin pasar por el presupuesto. Comience en la parte superior de la hoja de cálculo y cree encabezados de columnas para la fecha, la persona que compró, una breve descripción de la compra de regalos y la cantidad total gastada o cobrada. En la parte inferior de la columna ‘gastada’, puede crear una suma de lo que ya se ha gastado haciendo clic en el botón ‘AutoSum’. Entonces puede comparar eso con su presupuesto para ver cuánto queda. Esto también le dará una mejor idea de lo que ha gastado en total, incluso si no tiene un presupuesto, por lo que las facturas de vacaciones que llegan no sean una sorpresa.
para familiarizarse más Excel, no tenga miedo de hacer clic en los botones para ver qué hacen. Puede flotar sobre los botones del menú y obtener una breve descripción de lo que hace. Además, recuerde que siempre hay ‘deshacer’, ¡así que siéntase libre de experimentar! Si juega con formas de diseñar o ingresar sus datos, encontrará aún más cosas de las que podría realizar un seguimiento en Excel esta temporada de vacaciones y más allá.
