Una de las facetas más importantes de los negocios es proyectar una imagen de profesionalismo. Desafortunadamente, parece que muchos profesionales de negocios no tienen idea de cuánto su etiqueta de correo electrónico (o falta de ella) afecta cómo ellos y su empresa son percibidos por el destinatario.
Este artículo discutirá algunos pasos simples que puede tomar para mejorar su correo electrónico Etiquette.
Considere cuidadosamente a su audiencia
Asegúrese de que el tono y el contenido de su correo electrónico proyecten un nivel apropiado de formalidad. Por ejemplo, si no le decía una broma potencialmente ofensiva a un cliente en persona, ¿por qué demonios lo haría por correo electrónico? Recuerde que es su audiencia, no usted, que en última instancia debe estar satisfecho con la comunicación.
Piense antes de hacer clic en Enviar
Una de las mayores conceptos erróneos Acerca del correo electrónico es que es intangible y, por lo tanto, la grosería o la irreflexidad tienen menos posibilidades de volver a perseguirlo. Por desgracia, nada podría estar más lejos de la verdad. Los correos electrónicos se pueden reenviar, imprimir y archivarse. Un solo correo electrónico enojado hoy podría dañar sus posibilidades de promoción el próximo año o incluso hacerle despedir si de alguna manera termina en la bandeja de entrada de la persona equivocada. Los correos electrónicos son incluso pruebas admisibles en la corte. Regla general: si está demasiado enojado para hablar en persona, está demasiado enojado para comunicarse por correo electrónico. Enfríe un tiempo o tenga una parte no interesada, revisa su correo electrónico antes de enviarlo.
bcc vs. cc
Siempre use el carbono ciego- COPIA (BBC) Campo en lugar de los campos de copia de carbono (CC) cuando envía correos electrónicos a grupos de destinatarios fuera de su organización. El uso de CC muestra la dirección de correo electrónico de cada destinatario a cualquier otro destinatario del correo electrónico, lo que en algunas situaciones puede causar serias repercusiones para usted y su negocio, particularmente si el contenido del correo electrónico es altamente sensible. Imagine que es un suscriptor de un boletín mensual de una compañía de suministros médicos que se especializa en productos de incontinencia, y el boletín se envía a su lugar de trabajo utilizando CC. ¿Qué tan rápido será patrocinar a esa compañía después?
Spell Chickeck Everything
Incluso si solo está enviando una respuesta de dos oraciones a un correo electrónico de tres oraciones, Deberías esforzarte por sonar profesional. Hay pocas cosas que dicen “Me apresuran y no puedo molestarme en comunicarse correctamente con usted” más claramente que un correo electrónico mal deletreado. Cada programa de correo electrónico importante tiene un corrector ortográfico. Úselo.
revisa, revisa, revisa, revisa
Uno de los hechos duros de la vida empresarial es que hay pocas cosas que lo hacen ver más analfabeto, O simplemente descuidado, que enviar correos electrónicos plagados de errores de gramática. Desafortunadamente, la mayoría de los correctores ortográficos no atraparán ciertos tipos de gramática o errores lógicos en su escritura. Cuando escribe “los ingresos del cuarto trimestre están activos, y todos los proyectiles se ven bien para el próximo año”, su corrector ortográfico no captará el error, porque “proyectiles” es un sustantivo y se escribe correctamente. Solo un ser humano puede detectar este tipo de error, preferiblemente antes de que presionas envío.
Use capitalización normal
escribiendo una escribiendo un El correo electrónico en All Caps es el equivalente visual de gritarle a su destinatario. Sin embargo, no es solo grosero. Algunas personas con ciertas impedimentos visuales les resulta casi imposible leer texto escrito en todas las gorras.
Mantenga el netspeak y los emoticones al mínimo
Sr. Jones Quiere que el proyecto se complete lo antes posible, pero en mi opinión, será un busto, ya que AFAIK el gerente del proyecto es un N00B completo. Incluso si puede leer la oración anterior, debe tener en cuenta que es prácticamente un idioma extranjero para la mayoría de las personas. Netspeak a la traducción al inglés: “El Sr. Jones quiere que el proyecto se complete lo antes posible, pero en mi opinión no va a funcionar, ya que hasta donde yo sé, el gerente del proyecto nunca ha funcionado en esa capacidad antes”. Recuerde, si su audiencia no puede entenderse, acaba de desperdiciar su tiempo y el suyo.
Asegúrese de que su línea de asunto sea pertinente al contenido del correo electrónico <//// P>
“¡Lee esto!” Realmente no le dice a nadie, excepto que eres un tipo agresivo que no puede molestarse con las cortesías habituales, entonces, ¿por qué deberían molestarse en leer tu correo electrónico? Su sujeto no necesita ofrecer un resumen completo de su correo electrónico, solo dale a su lector una idea de lo que va a discutir. Un poco de esfuerzo es muy útil.
Evite los cliché, los culturales y las acrónimos cuando sea posible
En el entorno empresarial global actual, no puede asumir que La persona con la que está contactando es un hablante nativo de inglés (o cualquiera que sea su lengua materna). Debido a esto, debe tener cuidado de usar un lenguaje simple, claro y conciso. Los clichés comunes y los culturales como “una vez en una luna azul”, “cuando el empuje se empuja”, o incluso las acrónimos comunes como lo antes posible, pueden no tener sentido o un significado opuesto para un hablante de inglés como segundo idioma. Además, si simplemente debe usar un dicho común, asegúrese de hacerlo bien. Por ejemplo, muchas personas dicen: “Mundalo en el butt ” que significa “necesitamos evitar que esto suceda”, cuando la expresión es en realidad una referencia hortícola: “mordisquearlo en el brote . “Hay pocas cosas que te hacen ver más ignorante que volcar un dicho común.
Pregunta antes de enviar un correo electrónico no solicitado
tienes Un excelente producto nuevo, y su investigación le indica que su cliente potencial más prometedor es Business X. Sin embargo, no conoce a nadie en Business X. No solo dispare un correo electrónico introductorio. Las posibilidades de que se lea no son buenas, y su riesgo de ser percibido como un spammer. Se tarda solo unos minutos en llamar y pedir al Comprador en Business X para presentarse, luego solicite permiso para enviarles un correo electrónico sobre su excelente producto nuevo. Lo más probable es que no se negarán, y obtienes puntos por cortesía y profesionalismo.
No envíes archivos adjuntos inesperados sin llamar al destinatario primero
en esto Día de piratas informáticos, virus informáticos y caballos de troyanos digitales, la primera regla de seguridad de la red en el lugar de trabajo es “no abrir archivos adjuntos de correo electrónico inesperados. Si no desea hacerlo, no espere que alguien más salte para abrir su archivo adjunto. Simplemente llame antes de enviar. Es solo cortés.
En conclusión, tomarse el tiempo para ser profesional en las comunicaciones de su correo electrónico mejorará la forma en que su jefe, compañeros de trabajo y clientes lo perciben a usted y a su trabajo. Solo se necesita un poco más de esfuerzo, y las recompensas pueden ser geniales.
