“Hola a todos,
asegúrese de que sus informes estén en mi escritorio al final del día.
gracias, < Br> Your Boss “
El memorando comercial anterior probablemente será arrojado a la basura, solo para ser olvidado por cada miembro de su personal. Por un lado, no es profesional, y para otro, no tiene ningún propósito real. Cualquiera podría haber escrito el memorando, y su personal probablemente ya sabe que sus informes se deben. Acaba de desperdiciar mucho papel y ha arruinado la comunicación con sus empleados.
Antes de enviar un memorando comercial, hágase las siguientes preguntas:
1. Will ¿Qué tengo que decir que impacta directamente a cada destinatario?
2. ¿Se preocuparán a los destinatarios lo que tengo que decir?
3. ¿Cuál es mi razón principal para enviar la nota?
Responder estas preguntas lo ayudará a aclarar aún más la lista de destinatarios, el tono de la nota y la forma en que está redactada. </ P>
Imagen
La nota debe entregarse en una hoja de papel solo tan grande como la información necesaria para llenarla. Por ejemplo, si necesita decirle a sus empleados que rellenen el tóner cuando lo haya usado, no necesitará una hoja completa de papel de copia. El mensaje en sí parecerá insignificante en una hoja de papel tan grande y, por lo tanto, parecerá insignificante para sus destinatarios.
No escriba usando fuentes con volantes o papel de color difícil de leer. Hazlo lo más profesional posible y hazlo lo más fácil de leer como puedas, usando fuentes grandes y papel blanco liso.
encabezado
el encabezado Para su memorando debe incluir el membrete de la compañía, incluso si el memorando en sí no es una carta completa. Directamente debajo del encabezado debe venir la siguiente información.
Memorandum
a: (nombres de destinatarios y títulos de trabajo)
De: (su nombre y título de trabajo)
Fecha: (la (la fecha: (la fecha en la que se envía)
Asunto: (el tema específico de la nota)
Coloque sus iniciales escritas a mano junto a su nombre y título de trabajo para enfatizar aún más que la nota es de usted. P>
Salutación
No es necesario abordar cada memo individual a una persona específica, a menos que el memo esté destinado solo a menos de cinco personas. En su lugar, deje el saludo y simplemente comience la nota. Esto hace que la nota sea mucho más fácil de leer.
Introducción
En la introducción, indique concisamente el problema o el problema en cuestión. Por ejemplo, si se ha retrasado un envío en particular o si hay un problema con un nuevo producto, defina ese problema aquí. Dé suficientes detalles para que los destinatarios puedan comprender el alcance total de lo que está sucediendo y pueda tomar decisiones educadas en un momento posterior.
Después de explicar el problema, dé el motivo de su memorando. ¿Está llamando a los empleados a la acción? ¿Estás llamando a una reunión? Dígale a los destinatarios lo que deben saber sobre el problema, y si se solicita alguna acción de su parte.
Discusión
Si hay múltiples soluciones que usted están considerando, o si hay decisiones que los destinatarios deben tomar decisiones, descritas aquí. Sea lo más detallado posible sin aburrir a todos los que lo leen y aclaren sus opciones. Esto evitará malentendidos más tarde.
Cierre
Sea cortés y amable en su final, y agradezca a sus beneficiarios por tomarse el tiempo para leer su memo. Reitera qué acción quieres que tomen y agradézcales de antemano. No tiene que firmar la nota, aunque es una opción, y todo el memo debe tener menos de una página de largo.
Consejos finales
1. Haga breves párrafos separados por encabezados. Los grandes bloques de texto son difíciles de leer y es más probable que se pasen por alto.
2. Use palabras en negrita y en cursiva para enfatizar declaraciones importantes. Los titulares deben estar en negrita y subrayado para dibujar el ojo del lector.
3. Use listas numeradas y con viñetas para información escaneable.
4. Asegúrese de que su tamaño de fuente sea fácil de leer, pero no tan grande como para abrumar al destinatario.
