Seamos realistas, todos estamos rodeados de papel. Desde nuestras facturas hasta la información que imprimimos desde los sitios web para mantener como referencia rápida, somos adictos al papel. Hay una manera de controlar ese flujo de papel, y en el proceso se adquiere algunos beneficios muy agradables: ir sin papel.
La tecnología de escaneo, o las imágenes de documentos, se ha reservado principalmente para empresas medianas a grandes. Su principal intención de aliviar el costo de almacenar grandes cantidades de datos de papel histórico o aumentar el acceso a sus importantes datos en papel. Los cambios en la tecnología, y la inclusión de Microsoft de algunas características básicas de imágenes, han hecho que la oficina en casa, o simplemente el hogar, pueda aprovechar seriamente esta tecnología de ahorro de espacio y ahorro de tiempo. Entonces, ¿cómo comienza uno? Simple, compre un escáner de documentos o use lo que ya tiene.
es probable que, si tiene una oficina en casa, tiene una impresora de tipo “todo en uno”. Este dispositivo está diseñado para imprimir, fax y copiar. Adivina qué, si faxes, probablemente tenga alguna funcionalidad de escaneo. ¿Entonces que significa eso? Al enviar un fax, el documento se traduce en líneas de datos que se pueden enviar a través de una línea telefónica como una serie de señales de encendido/apagado que representan datos que son negros o blancos. En realidad, los datos se comprimen primero, luego esa representación se envía a través de la línea, pero todo lo que necesita saber es que la máquina de fax usa exactamente la misma tecnología utilizada al escanear los documentos de la oficina. Esto es claramente diferente a la escaneo de fotografías. El escaneo de color es más lento y requiere grandes cantidades de memoria y espacio de almacenamiento. El escaneo en blanco y negro, por otro lado, crea archivos que son muy pequeños, típicamente entre 30 y 50 kb para una página del tamaño de una letra. Aproximadamente 13,000 “imágenes” se pueden almacenar en el tamaño de un CD. Si tiene una PC reciente, tiene suficiente espacio de almacenamiento para almacenar todas sus facturas mensuales, documentos fiscales, documentos hipotecarios, etc. por el resto de su vida. El gran beneficio para esto es que, cuando tiene sus archivos escaneados de esta manera, es fácil hacer un CD de sus archivos y almacenarlo en su caja de seguridad segura en su banco, o subirlos a un proveedor seguro, asegurándolos de que usted no perderá sus datos críticos.
El formato de archivo para este tipo de escaneo se llama “TIFF” o “TIF”. Significa “formato de archivo de imagen etiquetado” y es un estándar que ha existido mientras las máquinas de fax lo han hecho. También genera una representación verdadera del documento escaneado, a diferencia de los formatos JPEG utilizados para fotos en color. Windows reconoce el formato de archivo .tif y mostrará la imagen para usted. Si tiene instalado Microsoft Office, especialmente las versiones más nuevas, puede abrir el archivo y usar una opción incorporada llamada “OCR” (reconocimiento de caracteres ópticos) para convertir la imagen en texto legible. Incluso hay una opción para exportarlo a Word. Es una excelente manera de traducir un pedazo de papel que tenga en formato en papel al texto, algo que podría editar en la computadora. Es mucho más rápido que escribir el documento.
Los conceptos básicos: obtener un escáner. Su oficina “todo en uno” necesita apoyar algo llamado Twain. Twain es una interfaz para escáneres y se encuentra en muchas aplicaciones, lo que permite al usuario escanear una dirección de documento en ese programa. Los productos Adobe usan Twain (entre otras fuentes) para extraer imágenes escaneadas. Cualquier escáner que compre tendrá su propio software de escaneo. Siga las instrucciones y debería poder escanear y ver su imagen en poco tiempo. Asegúrese de tener un software que permita no solo el escaneo PDF, sino también el escaneo de TIFF. Aunque el PDF es muy popular y puede ser muy útil, TIFF es el estándar y es un formato abierto más estable. Mientras que PDF lo limita y lo encadena a Adobe Corporation.
Los escáneres varían bastante en términos de velocidad, tamaño, funcionalidad y calidad. La regla general es similar a la que al comprar una cámara digital, desea la mejor óptica. La “óptica” en un escáner es la cámara o cámaras que toman la imagen del documento que se está escaneando. Quieres uno tan versátil como eres. Si también desea escanear fotografías de color, encuentre un escáner con capacidades de color, pero en general, use la velocidad de escaneo en blanco y negro para calificar la calidad de la máquina. Los mejores escáneres escanean más rápido, como regla general. Obtenga la más rápida que pueda pagar, asegurará que su tarea de escaneo mensual o quincenal no lleva mucho tiempo. Xerox y VisionEer son excelentes escáneres de calidad de bajo nivel que están basados en USB y fáciles de usar e instalar. También asegúrese de elegir un escáner que admita el tipo de sistema operativo que tiene. Marque la casilla para obtener compatibilidad, dirá las versiones de Windows que admite, los requisitos mínimos y cómo se conecta a la computadora. Se prefiere USB a menos que realmente sepa lo que está haciendo con las computadoras.
La idea básica aquí es escanear sus archivos y almacenarlos en su computadora. Piense en ello como tomar una foto de sus archivos de papel. De esta manera, como un archivador, si necesita hacer referencia a su archivo, digamos la factura del teléfono del mes pasado, puede encontrarlo rápidamente nuevamente. Ahora viene la parte más difícil: descubrir cómo organizar su sistema de archivo. Estos pueden ser tan complejos como quieras, pero prefiero mantenerlo simple. Si ya usa la carpeta “My Documents” para sus documentos, usela como su archivador, o cree un nuevo directorio y llame “archivos escaneados”. Dentro de esto, puede almacenar todos sus archivos en este directorio único, o puede crear un directorio para cada compañía con la que se trate. Por ejemplo, un directorio para su compañía telefónica, uno para su compañía de cable, etc. Simplemente uso un directorio de archivos y me aseguro de que nombre mis archivos de acuerdo con la compañía y el mes para poder encontrarlo nuevamente. Entonces mi julio AT&T; La factura del teléfono se llamará: ATT_JULY_2006.TIF. De esta manera, si necesito encontrar las facturas de mi teléfono, simplemente cambio el tipo predeterminado del directorio a “Nombre” y comienzo a mirar a través de mi AT&T; archivos. Además, si necesito mis recibos de un mes determinado, una opción de clasificación de fecha me da un vistazo fácil a todos mis archivos para ese mes.
Puede estar preguntándose: “Seguramente hay más que esto. ? ” A lo que respondo simplemente, “No, es tan fácil, y deja de llamarme Shirley”. Si está familiarizado con cómo cambiar el nombre de un archivo cuando lo almacene, podrá cambiar los nombres de archivo de sus imágenes. La opción de menú “Guardar como” le pedirá un nombre de archivo.
Una vez que se haya sentido cómodo con el almacenamiento de papel de esta manera, el siguiente paso que recomiendo es imprimir sus archivos y recibos en línea a TIFF o PDF . Cuando pago mis facturas en línea, por aquellos que no puedo pagar a través de las opciones de pago de la factura de mi banco, imprimo los recibos del sitio web de la compañía a un PDF. Tengo una impresora PDF gratuita de una compañía llamada Software 995. Se llama PDF995, y es gratuita y fácil de instalar. El quid de lo que hace es, desde cualquier aplicación que pueda imprimir, simplemente elija la impresora PDF como su opción, y se le solicita un nombre de archivo. Debe hacer clic en “Usar la versión patrocinada”, lo que significa que hay un anuncio rápido que le impulsa, pero es solo una ventana, y está fácilmente cerrada. Utilizo la creación de PDF aquí para mantener registros de todas las compras que hago en línea, y los nombro para poder encontrarlas nuevamente.
Finalmente, como parte de su paquete electrónico completo le recomiendo que queme un CD/ DVD cada mes con todos sus archivos. Esto le da un respaldo de todas sus facturas, documentos hipotecarios, cualquier cosa que haya escaneado, en el caso de un desastre. Lleve ese CD/DVD a su banco y póngalo en su caja de seguridad. A continuación, obtenga una cuenta de almacenamiento en línea. Yo uso ibackup.com. Por $ 9.95 por mes, me dan 5 GB de almacenamiento. Eso es aproximadamente 7 CD de datos. Estos datos están asegurados en mi propia cuenta, y puedo acceder a ellos desde cualquier lugar. Ha sido bastante útil cuando estoy en el camino, a miles de millas de casa, y tengo una pregunta sobre mi factura de electricidad. Si no desea almacenar todos los archivos como son, y está preocupado por la seguridad, obtenga Winzip o Winrar en línea a bajo precio, y puede crear un solo archivo de archivo comprimido que contenga todos sus archivos. Incluso puede cifrar y proteger contraseña si lo desea. Nunca siento la necesidad de ser tan segura. Si entras en mi bóveda bancaria y toma mi CD de respaldo, supongo que puedes tener mi número de cuenta bancaria y número de teléfono.
Esta es solo la punta del iceberg con imágenes de documentos electrónicos. A medida que nuestra sociedad depende cada vez más del contenido digital, uno puede imaginar lo importante que será mantener registros de esta manera. Eventualmente, recibiremos una factura e información electrónicamente de todas las empresas con las que hacemos negocios. Alrededor de la mitad de las empresas con las que trato, ahora me envían algún tipo de datos importantes por notificación por correo electrónico. Esos archivos también son electrónicos y se ahorran tan fácilmente como mis facturas escaneadas, documentos fiscales y recibos. La mejor parte de esto es que puede deshacerse de su caja de facturas y destruir sus versiones de papel. Simplemente no necesitas los originales. Alguna vez. Incluso el IRS tomará “copias de facsímil” de sus registros, que es exactamente lo que son sus imágenes escaneadas (en formato de archivo TIFF).
Referencia:
- escáneos de documentos Xerox
