El mundo digital está evolucionando constantemente, que es una de las principales razones para el panorama cambiante en el software de almacenamiento de datos. Las opciones están aumentando para siempre y los sistemas que permiten el almacenamiento de datos comerciales se transforman y mejoran continuamente para satisfacer las demandas de un número creciente de empresas para las cuales la gestión de datos y documentos se está convirtiendo en una tarea elaborada y difícil. Después de todo, las empresas ahora tienen que enfrentar el importante desafío de administrar sus enormes cantidades de documentos.
Las figuras hablan por sí mismas. IDC, una importante compañía de investigación y asesoramiento, estima que la cantidad de datos creados o multiplicados alcanzó un asombroso 1.8 Zettabytes en 2011. Los números actuales incluso reflejan una tendencia ascendente, ya que se espera que la cantidad de datos multiplique el equivalente de 57,500 millones de 32 iPads GB o 200,000 millones de películas de alta definición. De hecho, el exceso de información es uno de los principales problemas en cualquier empresa, porque la capacidad de almacenamiento disponible es limitada y la cantidad de datos aumenta día tras día. Esta expansión constante hace que sea muy difícil para cualquier organización administrar el almacenamiento y recuperación de sus datos y documentos de manera ordenada. Los usuarios finales solicitan acceso instantáneo y bajo demanda a la información y documentos requeridos. Por esta razón, las empresas inevitablemente necesitan invertir en un software específico de gestión de documentos para administrar, almacenar y recuperar eficientemente sus datos.
En este sentido, las empresas no deben preocuparse por la seguridad o la pérdida de datos y aprovechar el Oportunidad de administrar y optimizar mejor sus procesos de información con el software de gestión de datos. Además, la mayoría de los fabricantes de software de tecnología de documentos ofrecen soluciones que son compatibles con otros software y sistemas y, como tal, pueden integrarse fácilmente con las aplicaciones comerciales existentes.
Sin embargo, las empresas no solo necesitan un documento Gerente para controlar su infraestructura tecnológica o tener en cuenta la disponibilidad de sus datos. Los gobiernos de todo el mundo también están prestando más atención a la creciente cantidad de datos comerciales y están creando leyes para regular su gestión. En ese sentido, invertir en tecnologías de gestión y recuperación de datos apropiadas es una forma eficiente de evitar las sanciones correspondientes impuestas por el gobierno.
En este punto, las empresas deben considerar diferentes factores, como la cantidad y la complejidad del Datos y documentos que se están procesando, el tiempo invertido por el personal en tareas relacionadas con los documentos, los costos relacionados con la administración de datos y los empleados involucrados, etc. Las cifras demuestran que, a mediano y largo plazo, el costo de comprar una administración de documentos La herramienta se convierte en una inversión y optimiza las tareas realizadas por todos los empleados.
Compatibilidad del software de gestión de documentos con aplicaciones actuales
Los fabricantes de software de gestión de documentos son completamente Consciente de los desafíos que enfrentan sus clientes cuando se trata de corregir la gestión de documentos. En consecuencia, el mercado está inundado de poderosas herramientas que se adaptan a las necesidades específicas relacionadas con los documentos. La mayoría de los sistemas de gestión de documentos en el mercado consisten en aplicaciones modulares que pueden modificarse para satisfacer las necesidades de cualquier tipo de empresa y permitir a las organizaciones optimizar rápidamente sus procesos de gestión de información.
Herramienta de gestión de documentos de alta calidad debe ofrecer algunas características básicas, como un motor de búsqueda eficiente para restringir el acceso a cierta información, la posibilidad de realizar diferentes operaciones de documentos, como imprimir, consultar o enviar documentos por correo electrónico y ahorros de costos significativos en Impresión de documentos, distribución, espacio de almacenamiento y tiempo gastado en búsquedas de datos.
Entre las características principales de los sistemas de gestión de documentos son: generación eficiente de documentos en tiempo real, distribución controlada de datos que se puede rastrear en cualquier momento y captura de datos para la digitalización de documentos de alto volumen.
Por lo general, las estrategias de almacenamiento de datos comerciales propuestas por fabricantes de software de gestión de documentos se centran en el almacenamiento de datos de acuerdo con niveles de importancia. Este método permite a las organizaciones reducir los costos relacionados con la operación general, mejorar el ROI y mejorar el rendimiento general de sus aplicaciones. El proceso consiste en establecer y asignar niveles de acuerdo con el costo por unidad de almacenamiento y la importancia de los datos. En otras palabras, los datos de menor importancia deben asignarse a unidades con una gran capacidad de almacenamiento que genere menos costos.
Almacenamiento en la nube: una opción prometedora para el almacenamiento de datos y documentos </p >
Otra solución para el problema causado por el volumen en alza de datos y documentos, acentuada por los últimos dispositivos móviles, está almacenando datos comerciales en la nube. Por lo tanto, cada vez más empresas optarán por el almacenamiento en la nube en el futuro. Según Gartner, la computación en la nube es una de las 10 estrategias tecnológicas que se aplicarán entre 2012 y 2015.
Uno de los grandes beneficios de almacenar datos valiosos en línea es que las empresas solo pagan el espacio de almacenamiento en que en realidad usar. Otra ventaja importante es la facilidad de acceso. En lugar de ser bloqueados en una unidad de almacenamiento local, los usuarios pueden acceder a los datos y documentos requeridos desde cualquier ubicación. Luego, también está el hecho de que las empresas, y los administradores de TI en particular, necesitan dedicar menos tiempo a las tareas rutinarias relacionadas con la recuperación de datos y la seguridad, lo que significa que pueden centrarse en otros proyectos que generan un valor real para su negocio.
Fuentes de datos:
- IDC – Investigación de tecnología y empresa asesora
- Gartner – Investigación de tecnología y empresa asesora
Andre Klein y Julio A . Olivares
Presidente y fundador de Docpath
Web: http://www.docpath.com
Software de gestión de documentos
