Microsoft Excel es una parte integral de cada entorno de oficina. Casi todos lo usan regularmente. Sin embargo, no muchos saben cómo integrarlo en otras aplicaciones de bases de datos como Microsoft Access u otras bases de datos. Este tutorial le mostrará cómo crear una tabla de pivote completamente fácil de usar y trazar desde cero.
Creación de la base de datos
Creación de una base de datos IS es Un asunto completamente separado que debe abordarse en otro tutorial. Este tutorial supone que ya tiene una base de datos externa ubicada en una unidad compartida y desea acceder a esa información en una tabla de pivote y trazar en su computadora o en la unidad compartida.
Creación de la tabla de pivote y el gráfico
Comenzando con una hoja de trabajo en blanco en Excel, simplemente haga clic en el menú desplegable de datos y desplácese hacia abajo hasta “Informe de la tabla de pivote y pivote” y haga clic en . Haga clic en el enlace a continuación para ver un ejemplo de esto.
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Una vez que haga clic en esto, verá una ventana emergente . Esta ventana le dará algunas opciones sobre qué tipo de gráfico desea y de dónde provienen los datos. Para nuestros propósitos, elija “Fuente de datos externo” en la opción superior y “Informe de gráfico de pivote, con informe de tabla PIVOT” para la elección inferior. Esto te da lo más por tu dinero, por así decirlo.
Haga clic en el enlace a continuación para ver la ventana emergente.
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Una vez que tome sus elecciones en esta ventana, otra voluntad aparece que le permite encontrar la fuente de datos externa. Cuando aparezca la ventana, elija “Obtenga datos” y esto lo guiará a otra ventana emergente. Haga clic en el enlace a continuación para ver esta ventana.
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Una vez que aparezca la nueva ventana emergente, elija qué tipo de base de datos hará estar tirando de. ODBC, DBASE, Excel o Access. Para mi uso, estoy eligiendo Microsoft Access, ya que esa es la base de datos con la que tengo que trabajar. Haga clic a continuación para obtener una vista de esta ventana emergente.
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La siguiente ventana emergente le permite localizar la fuente de datos externa. Ahora la fuente de datos puede estar en cualquier lugar. Podría estar en su computadora, en una unidad externa, como una unidad flash o en una unidad compartida o mapeada. Una unidad compartida estaría en el formato DriveFolderSubfolder, etc. y una unidad asignada sería algo así como Z: DrivesHaredDriveFiles, etc. Entonces en esta ventana emergente debe localizar su archivo en su unidad. Una vez que lo haya localizado, puede hacer clic en Aceptar y la siguiente pantalla aparecerá. Haga clic en el enlace a continuación para ver un ejemplo de esta pantalla emergente.
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Si hizo todo lo correcto en la última pantalla Ahora debería tener una ventana emergente que le muestre las tablas dentro de la base de datos y le brinda las opciones sobre qué campos mostrar. Haga clic en el enlace a continuación para ver un ejemplo.
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Una vez que esté mostrando esta pantalla, puede elegir las tablas que desea Use y elija los campos dentro de esa tabla y muévalos de la sección izquierda a la derecha haciendo clic en las flechas. Haga clic en los enlaces a continuación para obtener un ejemplo de esto.
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Para las siguientes 2 pantallas generalmente simplemente haga clic en Siguiente y deje que Excel tome preocuperase por ello. Luego llegarás a una pantalla que diga que el mago de consulta finaliza. Haga clic en Return Data a Microsoft Excel y haga clic en Finalizar. Haga clic en el enlace a continuación para ver ejemplos.
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Una vez que haya completado esta sección, volverá a la tabla de pivote y al asistente de gráficos. Haga clic en Siguiente. Haga clic en el enlace a continuación para obtener un ejemplo.
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En el último paso del asistente, elija poner el gráfico en el Abra la hoja de trabajo y haga clic en la celda A1 (o en la primera celda) como punto de partida. Haga clic en el enlace a continuación para obtener un ejemplo.
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Formateo de su cuadro de pivote < /b>
Si todo ha salido bien, ahora tendrá un gráfico en blanco que cubre una página completa. Y habrá todos los campos que eligió en una caja a la derecha de la tabla. Haga clic en el enlace a continuación para obtener un ejemplo.
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Observe en esta imagen. Tengo círculos y flechas marcadas. En este punto, todo lo que haces es determinar a dónde quieres que se vayan cada uno de los campos. Y, cómo decide determina qué mide y cómo resulta el gráfico. La mejor parte de un gráfico de pivote es que puede cambiarlo tanto como desee en cualquier momento sin interrumpir los datos originales porque es externo. También puede actualizar el gráfico con un clic en el signo de exclamación en cualquier momento. Haga clic en los enlaces a continuación para ver dónde coloqué mis campos y cómo resultó.
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Ahora que tiene sus datos En la tabla, es posible que no le guste cómo la tabla lo representa. El valor predeterminado es el gráfico de barras apiladas que personalmente encuentro confuso. Para cambiar la forma en que se ve, simplemente haga clic derecho en el área del gráfico y elija el tipo de gráfico. Haga clic en los enlaces a continuación para ver un ejemplo.
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Una vez que haya elegido el tipo de gráfico que le guste (barra estándar Gráfico, gráfico de línea, etc.) puede cambiar la forma en que se ve el gráfico o el gráfico. Haga clic derecho en el área del gráfico nuevamente y elija “Opciones de gráfico”, esto traerá otra ventana emergente donde puede darle a la tabla un título y agregar etiquetas de datos, entre otras cosas. Haga clic en el enlace a continuación para obtener un ejemplo.
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Una vez que haya realizado los cambios, su gráfico debe verse mucho mejor y estar más cerca a la forma en que lo quieres. Aunque, recuerde con un gráfico de pivote que puede cambiar muchas cosas automáticamente. Juega con los diferentes campos y muévalos y vea qué sucede. Esta es la mejor manera de saber cuál es el mejor aspecto para el gráfico. Haga clic en el enlace a continuación para obtener un ejemplo.
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Una vez que haya hecho sus cambios, recuerde que siempre puede cambiar. Nada es permanente en una tabla de pivote. En mi ejemplo en el siguiente enlace, mi elección parece demasiado llena y debo cambiar de nuevo.
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Otra función importante del El gráfico de pivote es su capacidad para filtrar el gráfico solo por ciertas selecciones dentro de un campo. Digamos que, por ejemplo, tiene el campo “Salesmen” y dentro de ese campo tiene 3 opciones, Bill, Ted y Sue, puede elegir uno de ellos haciendo clic en la flecha desplegable, haciendo clic en elegir todo (qué en blanco) y luego hacer clic en Solo en el que quieres elegir. Esto se puede hacer en cualquier campo en todo el gráfico, excepto los que pones en la parte superior.
Haga clic en el enlace a continuación para obtener un ejemplo.
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Lo último es que si mira las pestañas inferiores Debería ver que está en la primera pestaña. Haga clic en la segunda pestaña y notará la tabla que respalda todo este gráfico. La tabla también se puede usar para informes y datos. Cada vez que realiza un cambio en la tabla, cambia la tabla y el viceversa. Haga clic en el enlace a continuación para obtener un ejemplo.
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Eso es todo para esta lección. Si tiene problemas, simplemente consulte el documento como sea necesario y solicite ayuda a su departamento de TI, especialmente en la parte de datos externos. Asegúrese de tener la autoridad adecuada para acceder a los datos. Buena suerte – Vince Pendley
