Ya sea que una empresa sea grande o pequeña, se aplican los mismos principios y prácticas básicas de control interno. Uno de los componentes clave del control interno es el ciclo de cuentas por pagar.
Grandes o pequeños, los conceptos de control son los mismos
si una empresa es grande o pequeña, ya sea que se opere desde una instalación separada O lo opera desde su hogar, se aplican los mismos principios y prácticas básicas de control interno. Uno de los componentes clave del control interno es el ciclo de pago de cuentas, que abarca las funciones de compras y desembolso en efectivo. A pesar de que los pasos de control interno involucrados en el proceso pueden concentrarse en una sola persona, en el caso de un negocio en el hogar, o en unas pocas personas en una pequeña empresa, estos pasos serán inherentes a las decisiones que son hecho y las acciones que se toman. La segregación de deberes, como se aplicaría en un negocio más grande, puede no ser práctica o posible en una pequeña empresa, pero estar al tanto de los diferentes aspectos del control interno ayudará a definir más claramente el proceso de toma de decisiones, mantener su pequeño negocio encendido Pasee, evite los gastos o pérdidas innecesarias, y haga el uso más eficiente de sus recursos.
Tomar decisiones enfocadas
En un negocio en el hogar o una suela de propiedad, los controles de cuentas por pagar lo harán Probablemente, tome la decisión de si debe gastar una cierta cantidad de dinero en cierto artículo. Esta decisión realmente implicará un proceso de control en el sentido de que tiene alguna base para tomar la decisión. Un desembolso en efectivo no debe percibirse como una decisión que se toma en el momento de comprar bienes o pagar los servicios. El origen realmente se remonta a su plan de negocios. Todos los desembolsos realizados en su pequeña empresa deben justificarse en función de su plan de negocios: sus objetivos y objetivos y el curso que establece para lograrlos.
Permanecer en el curso
La dirección es Clave: en qué dirección vas y de dónde viene tu dirección. En el caso de una única propiedad o negocios en el hogar, por ejemplo, usted es la fuente de su propia dirección. Decides a dónde vas y cómo quieres llegar allí. Mantener un enfoque claro en su dirección lo ayudará a evitar hacer gastos innecesarios o improductivos y desviar el curso que ha establecido. Su enfoque se centrará en hacer esos desembolsos necesarios y razonables para ayudarlo a alcanzar sus objetivos.
flexibilidad con una base sólida
Por supuesto, una cierta cantidad de flexibilidad debe Se incorpora a cualquier sistema, para aprovechar las oportunidades a medida que se presentan, para responder a los cambios en el mercado y adaptarse y ajustarse a medida que su negocio evoluciona y crece. Pero tener un marco para evaluar las decisiones con respecto a los desembolsos una vez más lo llevará de regreso a su plan original. Si su plan necesita ser cambiado o ajustado, eso se convierte en su nuevo plan y su nuevo enfoque para la dirección y su marco para la toma de decisiones. Este es un proceso dinámico y continuo, pero, sin embargo, es un proceso que requiere un pensamiento y planificación cuidadoso, y no decisiones espontáneas.
El tiempo a menudo es crítico en un negocio o mercado de ritmo rápido, donde retrasar una decisión puede significar perder una oportunidad. Por lo tanto, todo su ciclo debe ser igual de dinámico. Con alguna previsión, puede generar flexibilidad en su sistema, sin sacrificar el elemento de control. Y cuando tiene claro sus objetivos y dirección, se reduce el tiempo que lleva evaluar una decisión con respecto a los desembolsos. Usted sabe cómo ese desembolso encaja en su estrategia comercial general. Y, a medida que obtenga experiencia y conocimiento en su negocio, desarrollará un instinto sobre qué desembolsos son necesarios y razonables. Una decisión instintiva se basa en una acumulación de conocimiento y experiencia, y no es la misma que una decisión no informada. La toma de decisiones instintivas adquiere una importancia adicional en un entorno de ritmo rápido, pero necesita el marco inherente proporcionado por un sistema de control interno, junto con su conocimiento y experiencia, para tomar estas decisiones.
el El plan de negocios como punto de partida
claridad en cuanto a sus objetivos, objetivos y dirección proviene de pasar por el proceso de desarrollo de su plan de negocios. Es aquí donde piensa a través del producto o servicio que ofrecerá en el mercado, lo que se necesitará para producir el producto o proporcionar el servicio, los recursos que necesitará para hacerlo y las eficiencias que espera utilizar Su favor.
El plan de negocios podría considerarse como una descripción del destino (los objetivos y los objetivos del negocio) y la estrategia comercial como el medio para llegar allí. Esto lleva a la preparación de un presupuesto, que podría considerarse como un mapa, que conduce al destino.
Para determinar los recursos que necesitará, inherentemente hará una distinción entre gastos de capital, inicio- costos de aumento y gastos operativos. Algunos artículos, los gastos de bienes de capital, contribuirán a su negocio durante un período de tiempo sostenido, mientras que otros artículos, los gastos operativos, serán necesarios para mantener operaciones continuas, tendrán un tiempo de facturación más corto y serán recurrentes. < /P>
El presupuesto como herramienta
Un presupuesto no debe ser tan rígido como para restringir o limitar un negocio, o evitar que aproveche las oportunidades a medida que surjan. Pero si no es realista y definitivo, un presupuesto pierde significado y propósito. Los cambios en un presupuesto deben realizarse dentro del contexto más amplio de los cambios en la estrategia o la dirección. Se pueden construir nuevas carreteras que conducen al mismo destino, se pueden encontrar atajos o se pueden agregar destinos adicionales a medida que el negocio crece y se expande. Esto conduce a cambios presupuestarios alineados con los cambios en el plan y la estrategia.
El presupuesto representa en términos concretos (pero no establecidos en concreto) cómo se llevará a cabo el plan: qué ingresos se debe esperar y qué gastos debe hacerse para generar ese ingreso. El presupuesto transforma el plan de negocios en términos que se pueden poner en práctica en las operaciones diarias del negocio. En este sentido, el presupuesto debe verse como una herramienta práctica que se utilizará para mover el negocio hacia adelante en el camino correcto, y no considerarse como un elemento disuasorio, destinado a limitar la capacidad de tomar decisiones y administrar el negocio. >
Presupuestos, pronósticos y proyecciones
Un presupuesto para los gastos de capital y los costos de inicio generalmente se prepara una vez, cuando una empresa comienza las operaciones. Un presupuesto operativo a menudo se prepara anualmente. Muchos cambios pueden ocurrir durante el año. Si bien algunos cambios se pueden previstir y programarse en el presupuesto, sin duda habrá otras fluctuaciones que no se pueden predecir fácilmente, como las variaciones en los precios de los materiales y suministros, el costo del combustible y otros gastos. Y los precios de venta pueden necesitar ajustarse de acuerdo con las fluctuaciones en las condiciones del mercado.
Muchas empresas tienen un presupuesto anual y luego preparan pronósticos trimestrales o mensuales para tener en cuenta estas fluctuaciones durante el año. En un negocio en el hogar o una pequeña empresa, el tiempo y el esfuerzo involucrados en la preparación de tales pronósticos pueden o no justificarse siempre. Lo importante es ser consciente de estos cambios durante el año y cómo afectan el negocio en general. Por ejemplo, los aumentos en el costo de los materiales y los suministros pueden deberse a ser compensados por los ajustes en los precios de venta para lograr el mismo objetivo final.
Si un plan de negocios que se presentó a los prestamistas o inversores contiene Un presupuesto, ese presupuesto no debe modificarse, ya que los prestamistas e inversores probablemente querrán un informe que compare los resultados reales con los resultados presupuestados en algún momento en el futuro, dependiendo de cómo se negociara el financiamiento para el negocio. En este caso, las fluctuaciones durante el año se pueden administrar de manera más eficiente preparando pronósticos actualizados. hecho en respuesta a estos cambios. Por lo tanto, una proyección de flujo de efectivo debe mantenerse lo más actualizado posible. Una vez más, si el plan de negocios contiene una proyección base de flujo de efectivo, esto puede mantener > Los pasos involucrados en un sistema de control de cuentas por pagar, o el proceso de pensamiento involucrado en la toma de decisiones, se pueden ver en términos de un flujo lógico, que comienza con el plan de negocios y termina con el desembolso. Este flujo es el siguiente:
1. Plan de negocios
2. Estrategia comercial
3. Presupuesto
4. Pronósticos y proyecciones de flujo de efectivo
5. Solicitudes
6 . Cotizaciones y ofertas
7. Comparación competitiva
8. Orden de compra
9. Prueba de entrega
10. Verificación de facturas
11. Pago
Resultados finales
Dentro del contexto de los controles internos generales, los controles que se aplican al ciclo de cuentas por pagar afectan, o forman una parte de otros controles internos más generales, como análisis de varianza de gastos presupuestados versus reales, o pronosticados o proyectados Gastos versus gastos reales. Los controles inherentes al proceso de pago de cuentas también formarán parte de las comparaciones y análisis del flujo de efectivo. El análisis de varianza debe conducir a información productiva y pasos y medidas prácticas que se pueden tomar para mejorar todo el proceso de pago de las cuentas, siempre en línea con la intención original expresada en el plan y conducir a una toma de decisiones más efectiva y, en última instancia, un mayor éxito en Dirigir el negocio y lograr objetivos y objetivos, y mejoras en el resultado final.
