La comunicación efectiva de la oficina es imprescindible para una oficina eficiente. Si su oficina funciona de manera menos que efectiva, necesita emplear algunas ideas simples que mejoren la comunicación entre los miembros de su personal. Siga estos consejos y en ningún momento notará una oficina más efectiva y eficiente.
La comunicación efectiva de la oficina requiere reuniones regulares del personal.
Oficinas que tienen múltiples miembros que realizan deberes sobre cuáles Otros miembros dependen de la información y tendrán una comunicación lamentable si tiene falta de tiempo para reunirse. Si está a cargo de las reuniones de su oficina, debe programar una hora establecida cada semana que se reunirá. Las reuniones del personal requieren representación de todos los niveles de personal. Si usted es un ejecutivo de nivel superior o un trabajador de mantenimiento a tiempo parcial, debe asegurarse y tener representación. Las reuniones del personal deben contener información sobre la programación, el examen de las responsabilidades y las tareas. Una persona debe ser responsable de asegurarse de que las reuniones del personal continúen de manera oportuna y no pierdan tiempo. Establezca objetivos claros de lo que desea lograr en su reunión de personal y se mantenga en un horario de tiempo cada semana.
La comunicación efectiva de la oficina necesita un calendario eficiente.
Si usa Un calendario que cuelga en la pared o en su oficina tiene una variedad de la tecnología de oficina más nueva que necesita para tener un buen plan calendario. Debe haber un calendario principal en su oficina que establezca las actividades y planes de días, semanas y meses y años. Si prefiere tener un calendario computarizado, es una buena idea tener un calendario compatible que esté conectado en red en toda su área de oficina.
La comunicación efectiva de la oficina exige compromiso.
IF Usted ha vuelto a las reuniones de personal nuevamente, conducirá al estrés y la frustración para todos los miembros de su oficina. Asegúrese y solo cambie los horarios cuando sea absolutamente necesario. Si omite las reuniones del personal o las trata menos que importantes, entonces establece una falta de confianza entre los que dependen de un horario establecido. Comprométase a asegurarse de que las reuniones de su personal, las sesiones de planificación y las sesiones de calendario ocurran en un horario regular.
La comunicación efectiva de la oficina debe aprovechar la nueva tecnología.
Si está La oficina está atascada en la edad oscura y todavía está usando calendarios de pared, llamadas telefónicas o buscapersonas, entonces es hora de que avance. Aprenda sobre la belleza de los recursos como mensajes de texto, videoconferencias y redes sociales. Asegúrese de que todo el personal pertinente esté en una lista de mensajes de texto central para que los mensajes de texto sobre los próximos eventos puedan enviarse de manera oportuna. Los recursos de videoconferencia más recientes permiten la cara de las reuniones desde millas de distancia y en todo el mundo. Los sitios de redes sociales como Facebook y Twitter se pueden usar para establecer conexiones entre todo el personal de la oficina. El uso de estos recursos permite que cada miembro de su oficina se mantenga actualizado sobre información importante.
Los métodos de comunicación de oficina más efectivos pueden ser muy específicos para su oficina. Es una buena idea encuestar a los que están en su oficina sobre sus ideas sobre cómo mejorar mejor la comunicación de su oficina. Confíe en sus empleados, confíe en aquellos con los que trabaje y establezca un plan con el que se mantendrá a medida que su oficina y su negocio crece.
