Muchos trabajadores empresariales se estremecen cuando se enfrentan a un informe de incidentes. Estos escritos pueden tener efectos de largo alcance en una empresa, sus empleados y sus clientes o clientes. El escritor podría temer que dejen de lado información importante o engañarán al lector hacia una conclusión defectuosa. Los informes de incidentes no necesitan ser una fuente de estrés. Aprender a dominar la neutralidad y el profesionalismo hará que estas tareas sean muy fáciles.
La audiencia del informe del incidente
Incluso los informes de incidentes aparentemente intrascendentes pueden verse mezclados con casos judiciales o asuntos de seguro . Esto es especialmente cierto para los informes de incidentes médicos o los informes de incidentes de seguridad. No importa qué tipo de situación se esté informando, es importante escribir como si las palabras pudieran llegar a una audiencia ilimitada. No asuma que el jefe hará descuidadamente las palabras antes de pegarlas en una carpeta indefinidamente. El escritor debe escribir en un tono profesional, solo informar lo que sabe de hecho, y estar preparado para responder a sus palabras en entornos públicos o privados si se le pregunta.
Mantenerse neutral en un informe de incidente
La importancia potencial de un informe de incidente requiere una redacción neutral y objetiva. El escritor debe constantemente hacerse varias preguntas, como: “¿Es esto una suposición?” y “¿Es esta una opinión?” Un informe neutral evita las interpretaciones personales. En lugar de escribir “Susan llamó a la policía porque Joe estaba enojado y violento”, un informe de incidente de seguridad podría decir “Susan llamó a la policía porque pensó que Joe parecía inestable y molesto”. Usar un lenguaje que invoca simpatía, ni las palabras deben juzgar, incluso si el escritor cree que el accidente fue el resultado de una mala toma de decisiones. El único trabajo del escritor del informe es organizar los hechos para que los lectores futuros puedan evaluar la situación según sea necesario de una fuente imparcial.
El marco de tiempo del informe del incidente
Los informes de incidentes más precisos y efectivos se escriben tan pronto como ocurre el accidente, la violación de seguridad u otro incidente grave. Cuanto antes se escriba un informe, más detalles se recordarán correctamente. Todos los informes de incidentes deben escribirse dentro de las 24 horas, y el informe nunca se debe dejar de lado hasta después de un fin de semana o feriado.
Si ocurre una situación, los testigos deben anotar tantas notas como sea posible si lo hacen. No tengo tiempo para completar un formulario de incidente oficial de inmediato. Los recuerdos pueden desvanecerse o cambiar a medida que pasa el tiempo.
Qué incluir en un informe de incidente
Las preguntas más importantes para responder en el informe son quién, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué, qué? , dónde, cuándo, por qué y cómo. Antes de presentar un informe de incidente, el escritor debe confirmar que cada una de estas preguntas ha sido respondida a fondo. crisis, y cómo se manejó el accidente después. Dé detalles sobre si la persona herida fue conmovida o tratada médicamente de alguna manera. Si llegan los paramédicos, recopilen sus nombres para incluir en el informe.
Los informes de incidentes de seguridad deben informar nombres y números de insignia de cualquier oficial de policía o personal de seguridad involucrado. El escritor también puede querer pedir opiniones de expertos de estos profesionales. Las citas pueden incluirse en el informe.
Todos los informes de incidentes deben enumerar los nombres de las personas involucradas, incluso si su participación es mínima. Esto incluye a todos los observadores y testigos.
Creación de un sistema de informes de incidentes
La mayoría de las empresas se beneficiarán de tener un sistema establecido de informes de incidentes. Es posible que los empleados quieran sugerir crear un formulario de informe de incidente estándar o agregar pautas específicas de la empresa al manual de los empleados. La implementación de un sistema permanente guiará a los trabajadores nuevos y antiguos a proporcionar toda la información necesaria al escribir un informe. Las reglas y preguntas del informe de incidentes estándar pueden ser más fáciles de recordar en una tarde tranquila en lugar de después de una emergencia.
que las empresas que presenten informes de incidentes de forma regular podrían beneficiarse al invertir en software de informes de incidentes. Estos programas asegurarán que los escritores respondan todas las preguntas básicas, y mantendrán todos los informes organizados, legibles y fácilmente accesibles. Si una empresa elige el software de informes de incidentes o simplemente crea sus propios formularios de informe de incidentes, la implementación de un sistema ayudará a producir informes más claros y eficientes. Los empleados o los dueños de negocios pueden tomar la iniciativa y crear un formulario o sistema hoy.
