Cómo uno escribe comunicación electrónica en una sala de chat es informal y está lleno de expresiones en taquigrafía. Este tipo de escritura electrónica no es apropiado para las comunicaciones comerciales. Hay formalidades a las que deben considerarse y suscribirse, al crear comunicación comercial electrónica.
El arte de la escritura de cartas estaba en su apogeo en el siglo XVIII. En aquellos días, los teléfonos no existían y viajar era largo y tedioso, por lo que la mayor parte de la comunicación fue a través de la palabra escrita. Las personas que podían leer y escribir, se convirtieron en maestros en el arte del creador de palabras. Las comunicaciones de hoy, especialmente en forma de correo electrónico, requieren brevedad. Sin embargo, debido a la necesidad de brevedad, existe una fuerte necesidad de concisión y buena etiqueta de correo electrónico.
Uno de los elementos más peligrosos para la comunicación por correo -COMUNICACIONES VERBAL que acompañan llamadas telefónicas o conversaciones cara a cara. Debido a esto, las palabras a menudo pueden malinterpretarse y las personas pueden ofenderse por el mensaje, a pesar de que no había delito previsto. La etiqueta del correo electrónico puede ayudarlo a evitar esta situación.
Formateo general para el correo electrónico
â · Manténgalo breve; Intente no ir más allá de lo que se puede ver en la ventana del monitor, sin desplazarse. encontrado en la opción de preferencias de su cliente de correo electrónico).
· Utilice la puntuación y la capitalización como lo haría en un informe comercial o memorando.
Contenido, es decir, preparación para la reunión, 24 de agosto, 9:00 a.m. Es poco probable que los sujetos de una palabra como “importante” o “urgente” atraigan la atención de alguien, porque estas palabras se usan en exceso hasta el punto de un afecto anestésico (todo es importante, por lo que nada es importante).
â · Use un saludo o un saludo como “querido Bob” o “Estimado Sr. Roberts” a menos que el correo electrónico sea parte de una versión electrónica en curso (conversación electrónica).
· Seleccione la opción de texto sin formato más bien que HTML para asegurarse de que todos los destinatarios puedan ver el mensaje (algunos clientes de correo electrónico no leen HTML).
un título que identifica su contenido.
· No copie el mundo, incluya solo a las personas inmediatamente relacionadas con la información en su dirección o campos CC.
· Use balas para transmitir para transmitir listas de elementos o información; No use números, a menos que se necesite una secuencia.
· Use audaz, cursiva y espacio en blanco para hacer que los bits de información importantes se destaquen, dentro del correo electrónico, como tiempos, ubicaciones, dimensiones o especificaciones .
· No envíe correos electrónicos innecesarios.
· no incluya gráficos o animación, a menos que sean parte del mensaje o tengan algún otro propósito comercial. >
Conozca a su audiencia
Tómese unos minutos para pensar en quién recibirá su correo electrónico. Si le está escribiendo a su jefe, es posible que deba ser más formal que si está escribiendo a un compañero de trabajo. Siempre concéntrese en el destinatario primario. Si planea incluir información técnica en su correo electrónico, asegúrese de hacerlo en un nivel que todo el destinatario pueda entender. Si es técnicamente competente y conoce muchos términos técnicos sobre un tema, no significa que debe usarlos en el correo electrónico. Esto sería particularmente perjudicial para la salud de su negocio, si habla sobre la cabeza de su jefe. Es importante recordar que cuando crea un correo electrónico está intentando comunicar algo. Si nadie puede entender la comunicación, no se está comunicando.
piense dos veces sobre lo que escribe
si cree que su correo electrónico solo será visto por El receptor, puede encontrar que está muy equivocado. Muchas empresas de hoy monitorean rutinariamente las transmisiones por correo electrónico de los empleados. Además, alguien puede imprimir una copia de un correo electrónico que envíe a una impresora compartida y casi cualquier persona en la organización podría verlo a IT-Circule. Podría ponerse feo. Cuando escriba, manténgalo objetivo e incluya solo información que sea aceptable en un ámbito público. Limite su uso de emoticones (caras sonrientes, guiños, íconos) a las personas con las que tiene una relación casual, pero incluso entonces, piense. Nunca use ningún emoticón o taquigrafía de la sala de chat cuando se escriba a superiores en la organización.
¿No hay flamamiento
¿Alguna vez ha sido inflamado por otra persona? El llamado es un término utilizado para describir la maldad verbal, la emoción de ventilación y, en general, se burlan o degradando a los demás. Si está enojado o molesto, la misma “regla de cuenta hasta diez” se aplica al correo electrónico en cuanto a abrir la boca. No se rompa con precisión de sus sentimientos en un correo electrónico. Una vez que las palabras están en blanco y negro y se presiona el botón Enviar, nunca se pueden recuperar. Asegúrese de lo que está a punto de escribir es algo que está preparado para decirle a la persona cara a cara y discutir de manera justificada. De lo contrario, se está preparando y posiblemente a los demás para un conflicto. Incluso si el conflicto tiene lugar únicamente en el mundo virtual, tendrá efectos emocionales en todos los involucrados. No puedes esconderte para siempre detrás del monitor; Eventualmente estará en tu cara de alguna manera
¿es el correo electrónico el mejor medio?
dependiendo del mensaje en sí, su longitud, su sensibilidad, el Posibilidad de mala interpretación, la importancia de su contenido y lo que tiene que ganar o perder, siempre debe considerar si un correo electrónico es la mejor manera de compartir la información. Un teléfono o una conversación cara a cara puede ser una mejor opción cuando existe el potencial de reacción o mala interpretación, porque existe la oportunidad inmediata de explicación y discusión. Si la información es larga, póngala en papel, fax o envíela por correo, o hágala un archivo adjunto al correo electrónico que se puede imprimir. A las personas realmente no les gusta leer largos documentos en línea.
conclusión
El correo electrónico es una herramienta maravillosa, si la usa correctamente. Sin embargo, con cualquier herramienta, debe aprender a usarla de manera adecuada y para el tipo de trabajo correcto. El correo electrónico no puede reemplazar la conversación cara a cara y nunca debe usarse como sustituto cuando se trata de tratar o desarrollar relaciones interpersonales. Una buena relación de trabajo puede volverse mal, si uno olvida la etiqueta de correo electrónico.
