¿Recibió una carta de queja y no sabe cómo abordarla? Bueno, no lo ignore porque ignorar una carta de queja sugiere una falta de cuidado. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a abordar una carta de queja:
No apunte el dedo. Comenzando su carta de respuesta con el pronombre usted establece rápidamente sus esfuerzos arriba para el fracaso. El pronombre en realidad aleja el problema de ti mismo hacia la otra persona. Si bien, puede sentir que la otra persona tiene la culpa, no desea usar el lenguaje de culpabilidad porque solo hace que la persona a la que culpa proponga una defensa. En resumen, aleja a la persona a la que te culpas, haciendo que tu mensaje falle. No quieres que el reclamo te culpe, así que no culpes al demandante.
une con la audiencia. Siempre es mejor unificar con tu audiencia (el demandante) lo antes posible. Ciertamente, es necesario al final de su carta de respuesta, pero ¿por qué no al comienzo de la carta? Sirve la mejor práctica para unificar con su audiencia al final del primer párrafo. En lugar de decir , me disculpo por su problema (o el problema) , ¿por qué no decir que hemos fallado en un área determinada? Esto invita a su lector como parte de la solución, en lugar de permitir que se vea a sí mismo fuera de la solución.
Extender el beneficio de la duda. es posible que desee Para soltar y volver a colocar el problema en el demandante, pero no lo haga. Recuerde, esto no resuelve nada. Simplemente muestra al demandante que estás enojado y hace que el demandante asuma rápidamente una posición defensiva. Aún más, duele su propia credibilidad al mostrar una actitud menos que profesional. Por lo tanto, asegúrese de extender el beneficio de la duda diciendo que estaba seguro de que algo era un supervisión , o tal vez que el demandante no entendió .
No grites. Uso de todas las letras mayúsculas cuando la escritura es equivalente a gritar, así que no grites. Esto agrega un tono negativo a su carta de respuesta, y es probable que no obtenga resultados de esta manera. Si lo hace, no serán los resultados que desee. Gritar (o usar blasfemias) en una carta de respuesta podría hacer que el demandante cave en sus talones y ni siquiera quiera considerar trabajar con usted en un remedio para el problema. No corte la comunicación usando un tono negativo con sus palabras.
Sea cortés. Comprenda que el demandante ni siquiera tiene que leer su carta. El demandante en realidad le extiende una cortesía cuando lee su carta de respuesta, así que aproveche al máximo el tiempo que tenga con el demandante. Sé cortés. Sí, sugiera una solución específica o invite al demandante para ayudarlo a encontrar una solución. Aun así, hazlo en forma de preguntar, no exigir. Además, asegúrese de cerrar su carta de respuesta agradeciendo al demandante por tomarse el tiempo para llamar su atención y cerrar con un saludo apropiado.
