Escribir una solicitud de propuesta (comúnmente llamada “RFP) toma un poco de planificación para decidir quién, qué cuándo y cómo. El formato RFP debe escribirse donde está en un formato estandarizado y todas las propuestas de los proveedores se ven igual y proporcionan la misma información . Escribir una RFP requiere una planificación y comunicación estratégica entre los departamentos de la compañía para proporcionar la cantidad correcta de detalles en la formulación de un alcance de trabajo.
El RFP debe tener una portada y un resumen ejecutivo. La portada. de la RFP generalmente tiene el título del proyecto enumerado para que los proveedores que respondan a la RFP sepan lo que está tratando de comprar. La RFP debe tener una tabla de contenido con enlaces a las secciones específicas en la RFP. Justo después de la tabla de contenido debe Tener una introducción e información general, como una lista de definiciones de término utilizada en todo el RFP que están capitalizados, los derechos y opciones de su empresa con respecto a la RFP y algunos otros términos y condiciones generales.
La siguiente sección en una La solicitud de propuesta debe proporcionar detalles sobre el proceso de adquisición, como cómo responder a la RFP y la línea de tiempo que ha formado para el proceso de adquisición, y detalles sobre la presentación de una propuesta, como cuántas copias desea y qué proveedores de día y horario Debe enviar sus propuestas.
La siguiente sección en la RFP debe explicar el alcance de los servicios o el alcance del trabajo. Esta sección debe proporcionar tantos detalles, especificaciones y expectativas del proveedor posible. Escriba el RFP en un formato que sea fácil de seguir y use los titulares para dividir los requisitos en categorías.
Otra sección en una RFP que debe tener es el formato de propuesta. Dígale al proveedor cómo desea que se presente sus propuestas para que sean fáciles de leer y comparar una vez que las reciba de los proveedores. Esta sección es crítica, por lo que los proveedores saben cómo responder a la RFP.
Debe tener un formulario de precios para una RFP para que los proveedores puedan proporcionar la misma información y ayuda a evaluar las propuestas. Debe diseñar una hoja de precios que permita alguna modificación porque cada solución de proveedores es diferente y su precio también será diferente.
Una última cosa que debe incluir en una RFP es el lenguaje de contrato de su empresa. Esto es muy importante, por lo que el proveedor conoce por adelantado los términos y condiciones y les permite hacer una excepción de cualquier término y condición en su propuesta. Asegúrese de poner los términos y condiciones del contrato no sean inclusivos, pero pueden cambiarse según las propuestas recibidas. De esta manera, puede agregar más términos y condiciones en la RFP más adelante si el proveedor ganador tiene algo en su propuesta que necesita minimizar el riesgo para su empresa. Otra gran cosa sobre tener la muestra de contrato en la RFP, le permite comenzar el proceso de negociación temprano en lugar de esperar hasta que seleccione un proveedor.
Obtener una buena respuesta a una RFP es fundamental para asegurarse de obtener Lo que realmente quieres. Tómese el tiempo y proporcione toda la información que pueda para que los proveedores conozcan sus expectativas. No asuma que el proveedor sabe lo que quiere y cuáles son sus expectativas. Debe explicarlo con el mayor detalle posible para evitar retrasos en su proyecto o cualquier problema legal que surja debido a una confrontación de algo que quedó fuera de la RFP.
