Escribir cartas de negocios es un arte olvidado. Internet nos ha hecho escritores perezosos. Con algunas pulsaciones de teclas, podemos comenzar un breve correo electrónico sin pensar mucho en el contenido, y mucho menos formato. ¿Alguna vez ha revisado sus propios correos electrónicos y descubrió ortográficos, oraciones incompletas, errores de formato y errores gramaticales? Por lo general, no pensamos en nada sobre cómo nuestra escritura perezosa afecta negativamente nuestros correos electrónicos; Otras personas nos envían por correo electrónico el mismo tipo de basura todo el tiempo. Pero, aún así, escribir correos electrónicos malos no debería darnos la excusa para ser escritores perezosos todo el tiempo, en línea o fuera de línea.
Escribir cartas comerciales puede ser una de las mejores habilidades que una persona de negocios puede poseer, especialmente durante estos tiempos. Cuando pocas personas lo poseen. Los siguientes consejos lo ayudarán a construir mejores cartas de negocios. También puede usar estos principios para escribir mejores correos electrónicos comerciales, en términos de formato, estilo y tono.
componentes y formateo
Todas las letras comerciales se componen de los siguientes elementos , En este orden:
fecha
nombre y dirección del destinatario
Salutación
Apertura del párrafo
cuerpo
Párrafo de cierre
Cierre
Su nombre y dirección < /P>
El estilo de formato dictará cómo estos elementos están situados en la página. Los tres estilos de formato más comunes son:
Bloque: cada parte de la letra está justificada a la izquierda y el texto está en espacios de un solo espacio, excepto las rupturas de párrafo de doble espacio.
modificado Bloque: los párrafos de apertura, cuerpo y cierre están justificados a la izquierda y de un solo espacio, pero la fecha, el cierre y el saludo están alineados en el centro.
semi-bloqueo: exactamente como el bloque modificado, excepto que cada párrafo es es sangrado, no justificado a la izquierda.
Independientemente del estilo que elija, también deberá considerar la fuente; Su elección es importante, ya que las fuentes elegantes a veces son ilegibles. La fuente más utilizada y ampliamente aceptada es Times New Roman, tamaño 12. Es legible, profesional y se usa universalmente para cartas comerciales. Sin embargo, no está fuera del ámbito de la posibilidad de tomarse libertades aquí; Realmente puede usar cualquier fuente legible (Arial, Verdana, Helvetica), pero siempre considere lo que su destinatario le gustaría ver.
Apertura del párrafo
Desde el punto principal de su carta comercial Es para agarrar y mantener la atención del lector, deberá concentrarse en la apertura, la primera (y a veces solo) la oportunidad que debe captar la atención del destinatario. La apertura también establece el tono para toda la letra, por lo que debe ser lo más fuerte y característica posible.
Ponte directamente al punto. Su destinatario no necesita un montón de información innecesaria, especialmente no justo al frente. Si no los pertenece o los aburre, simplemente dejarán de leer.
No comiences con frases cliché como “Estoy escribiendo porque …” o “con respecto a … . “. Esto simplemente parece que no sabes por dónde empezar. El mensaje real no comenzará hasta después de esas frases, entonces, ¿por qué no eliminar las palabras innecesarias y no creativas?
Utilice verbos fuertes y activos. Esto mantiene el enfoque en el lector y hace que la carta sea mucho más interesante. Por ejemplo, en lugar de escribir “Esta oferta se está extendiendo por un breve período de tiempo,” intente “Estamos extendiendo brevemente esta oferta a usted”. Vea cuánto más fácil es eso?
No seas largo. Mantenga la apertura corta y al punto, use las mejores palabras posibles y nunca haga que el lector funcione para el punto de la letra.
cuerpo
Esta es la carne de La carta, donde explicará completamente las ideas introducidas en la apertura. Es fácil perder el impulso aquí, pero esta parte debe ser tan fuerte como la apertura.
escribe como charla. Esto no significa usar jerga informal o blasfemias, pero ¿por qué el lapso de los negocios habla cuando es trivial y aburrido? Lo más probable es que no eres un caballero británico del siglo XIX, ¡así que no escribas como uno! Use una conversación, pero respetuosa, tono e intente expresar las cosas de manera similar a cómo las dirías realmente.
No pierdas el punto. Guarde las digresiones para un chat cara a cara. Tienes un corto tiempo para mantener el interés del lector aquí y las oraciones fuera del punto simplemente darán tiempo a su lector para bostezar y dejar la carta. Enumere los puntos que debe hacer antes de escribir y no sean ellos.
Mantenga la información relacionada juntos. No pases a otro punto hasta que hayas terminado el último y resistir el impulso de dispersar temas al alza. Cualquier cosa menos y parecerás estar divagando sin sentido de enfoque.
no te pongas pedante. Claro, es bueno mostrar nuestros vocabularios, pero esa gran palabra tiene poco sentido si una palabra más pequeña sería más efectiva y legible. Guarar el tesauro y use un lenguaje familiar.
párrafo de cierre
Este párrafo es la última cadena de oraciones que su lector verá, por lo que debe ser tan fuerte como el resto del resto del letra.
Manténlo corto. El párrafo de cierre puede ser la parte más breve de la carta, ya que simplemente está reafirmando, en un lenguaje simple, lo que ya ha escrito. Reafirme su punto e firme.
No se desaire. Es tentador dejar que el párrafo de cierre muera rápidamente o sea una réplica exacta de otras oraciones simplemente porque ya ha trabajado muy duro en el resto. Resista ese impulso: mantenga el final fuerte y mantenga su tono de conversación.
Sea claro sobre sus intenciones. Si está buscando una respuesta por correo electrónico o una reunión de negocios, aclararla. El punto de su carta se perderá si el lector tiene poca idea de lo que desea de ellos o cómo proceder desde aquí.
No obtenga trillado. Evite finales típicos cliché como “Gracias de antemano …” o “Por favor, no dude en llamar …”; Esto termina la carta comercial con una nota débil. Sea lo más directo y creativo posible sin caer presa del lenguaje comercial típico.
