Al comenzar cualquier organización, una de las cosas más importantes para hacer es crear los estatutos o la constitución para su organización. A veces, los estatutos y la constitución son el mismo documento y otras veces son dos documentos separados y únicos. La única vez que necesitará crear dos documentos separados es cuando la organización es enorme y extremadamente complicada en su estructura. También he descubierto que en cualquier organización burocrática, existe una mayor probabilidad de que haya dos documentos separados en lugar de la mayoría de las empresas que solo tendrán un documento.
Cuando escriba los estatutos de su organización, lo primero que necesita para DO es escribir el nombre de su organización en la parte superior y la fecha. Los estatutos generalmente contendrán una primera sección que define el propósito o la declaración de misión de la organización. Esta declaración debe ser precisa y una evaluación precisa de lo que hace su organización y lo que pretende hacer en el futuro.
La segunda sección debe contener información sobre la junta ejecutiva de la organización. Cada miembro de la Junta debe tener un puesto de trabajo único en el que tenga un papel definido y que sean responsabilidad de lograr ciertas tareas. Al hacer esto, responsabiliza a las personas y evita que las personas se enfrenten en hacer las mismas tareas o luchar contra cuáles son sus responsabilidades para la organización.
La tercera sección debe contener información sobre la membresía general del cuerpo de la organización . ¿Quién se le permite unirse a su grupo? ¿Hay cuotas de membresía o un proceso por el que alguien debe pasar o pasar para convertirse en miembro? Si hay ciertas responsabilidades que alguien debe cumplir para mantenerse miembro, debe enumerarlo también.
La cuarta sección debe contener información sobre los procedimientos que rigen la estructura electoral de su organización. En la mayoría de las organizaciones, la Junta Ejecutiva es elegida y, en otros casos, se designan a las personas. Cualquiera que sea el sistema que utilice su organización, debe describir esto en detalle. Esta es quizás la sección más importante de los estatutos porque a menudo hay una gran demanda de personas que desean puestos en el poder en la Junta Ejecutiva y cualquier cláusula en el procedimiento de elecciones que pueda ser desafiado. Por lo tanto, los estatutos electorales deben ser extremadamente detallados. Para algunas organizaciones, un miembro general del organismo debe asistir a un cierto número de reuniones durante el año para calificar para postularse para un puesto electo. Asegúrese de que si decide usar esto, la cláusula se establece claramente en los estatutos.
Haciendo las cosas aún más complicadas, debe reproducir cuidadosamente todos los escenarios posibles en una elección. ¿Qué sucede si el actual presidente decide buscar la reelección? ¿Qué sucede si el actual presidente busca la reelección y se opone en las elecciones por un miembro actual de la junta ejecutiva o miembro del organismo general? ¿Quién gobierna los procedimientos electorales? En la mayoría de los casos, este es el presidente, pero no tiene por qué serlo. ¿Quién cuenta las boletas? ¿Se permite votar la misma persona que cuenta las boletas? ¿Qué fecha se celebrarán las elecciones? ¿Las personas que se postulan para puestos elegidos tienen que presentar una carta de intención? ¿Con qué medida de anticipación necesitan enviar una carta de intención para ejecutar para el puesto? Debe asegurarse de pensar en todos los escenarios posibles que pueden ocurrir durante una elección.
Para las elecciones, también puede restringir cómo se realiza la votación. En algunas organizaciones, solo la actual Junta Ejecutiva puede votar en una elección. Otras organizaciones lo abren a toda la membresía del grupo. En otras organizaciones, el Presidente nombra a cada persona a la Junta Ejecutiva, ya que él o ella considera adecuada para el trabajo. La decisión de cómo funcionarán los procedimientos electorales depende completamente de usted. Solo recuerde que los estatutos necesitan durar varios años, no solo el año que está en la junta ejecutiva. Esto también me siente a otra pregunta que deberá preguntar cuál es, ¿hay límites de término para ocupar un puesto de la junta ejecutiva?
La quinta sección de los estatutos debe contener un proceso de enmienda de cómo pueden ser los estatutos enmendado y cambiado. Debería ser difícil pero no imposible hacer cambios y enmiendas a los estatutos. La mayoría de las organizaciones tienen una cláusula de que un cierto porcentaje de miembros de la junta ejecutiva debe ratificar la enmienda, generalmente votos de la Junta Ejecutiva 2/3 o 3/4.
La sexta y última sección debe contener detalles diversos. Asegúrese de incluir aquí que su organización no discrimina según la raza, la religión, el género, etc. También deberá indicar que la organización seguirá la ley de finanzas del estado y el código penal regular. Cualquier otro detalle que aún no haya escrito en los estatutos se pueda poner en esta sección.
En la parte inferior de los estatutos, deberá imprimir una vez más la fecha y tener cada miembro del ejecutivo actual La junta firma su nombre. Imprima copias de los estatutos y las distribuya a cada miembro de la junta ejecutiva. También mantenga una copia para los registros de la organización.
