El uso de Microsoft Excel simplifica enormemente la gestión de su presupuesto. Al configurar su presupuesto como una hoja de trabajo de Microsoft Excel, puede realizar actualizaciones y cambios muy fácilmente. Hacer un cambio simple en la hoja de trabajo no requerirá que recalcule ninguna de sus cifras. Esto se logra mediante el uso de fórmulas especiales en la hoja de cálculo. Siga las instrucciones a continuación para ver cuán fácil es administrar un presupuesto realizado en Excel.
Para comenzar, necesitará abrir una nueva hoja de trabajo de Microsoft Excel. Primero, haga clic en “Mis documentos. Luego haga clic en “Archivo”, luego haga clic en “Nuevo”. A continuación, haga clic en “Hoja de trabajo de Microsoft Excel”. Ahora tiene una hoja de trabajo en blanco de Microsoft Excel para ingresar su presupuesto.
Notará que cada columna de la hoja de trabajo de Microsoft Excel está etiquetada con las letras del alfabeto y cada fila está etiquetada con números consecutivos. De esta manera, cada celda individual es mencionada por su letra y número correspondiente. Por ejemplo, la primera celda se conoce como A1. Puede mover su ubicación en la hoja de trabajo, ya sea usando el mouse o las teclas de flecha. Notará que a medida que se mueva alrededor de la hoja de trabajo, la referencia de la celda indicada en la parte superior de la hoja de trabajo cambiará de acuerdo con su ubicación.
Debe comenzar enumerando sus gastos en la primera columna de su Microsoft Excel hoja de cálculo. Para un presupuesto básico, puede comenzar con el nombre de su primer gasto en la celda A5. Para hacer esto, simplemente flechas a Cell A5 y escribirías el nombre de tu primer gasto y presionaría “Enter”. Luego escriba su próximo gasto en la celda A6 y continúe abajo en la columna que ingresa en los nombres de todos sus gastos. Cuando haya completado ingresar los nombres de todos sus gastos, debe ingresar “total” como el nombre de la última celda en la columna. A continuación, debe etiquetar la parte superior de cada columna con los meses del año. Comience escribiendo “Jan”. En la celda B4, luego “febrero”. en la celda B4. Continúe etiquetando todos los meses del año y luego etiquete la parte superior de la siguiente columna “Total”.
Ahora las etiquetas de su presupuesto están completas y puede comenzar a ingresar sus cifras de presupuesto. Si su primer gasto es “hipoteca”, complete el monto presupuestado para esa categoría en cada columna para cada mes del año. Luego continúe hacia abajo hasta que se hayan ingresado todos los montos de gasto presupuestado por cada mes.
Ahora está listo para calcular los totales de cada una de sus columnas y filas. Comencemos calculando los gastos totales para cada mes. En la primera celda al lado de la etiqueta “total”, ingresará una fórmula que calculará el total de todos sus gastos de enero. Lo mejor de esta fórmula es que si luego cambia una de sus cifras de gastos para enero, el total se actualizará automáticamente.
La fórmula que ingrese variará ligeramente dependiendo de cuántos gastos tenga. Si tuviera un total de 20 gastos diferentes, esta es la fórmula que escribiría en “= Sum (B4.B23)” y luego presione “Enter”. Notará que esta celda ahora contendrá la suma de todos los números ingresados en la columna desde la celda B4 a B23. Si tuviera más gastos, cambiaría el B23 a cualquier celda que contenga la última de sus cifras de gastos. Copiará esta fórmula de la celda del total de enero a las celdas para los totales de cada mes del año. Comience asegurándose de que esté en la celda que desea copiar. A continuación, haga clic en “Editar” en la barra de herramientas en la parte superior de su página. Luego haga clic en “Copiar”. La celda en la que estás ahora estará parpadeando. Ahora mantenga presionada su tecla de “desplazamiento” y flecha sobre resaltando todas las celdas en las que desea copiar la fórmula. Por último, presione “Enter” y su fórmula ahora se copiará en cada una de las celdas. Estas celdas ahora mostrarán los totales de cada uno de sus gastos por mes.
A continuación, querrá calcular el total anual de cada uno de sus gastos. Para hacer esto, vaya a la fila después de diciembre etiquetado como “total”. En esta celda, escriba en esta fórmula: “= Sum (B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15)” y luego presione “Enter”. Notará que esta celda ahora contiene la suma de todos los gastos para su primera categoría para cada mes del año. A continuación, copiará esta fórmula en todas las celdas de esa columna.
Ahora tiene su presupuesto completo con totales y totales mensuales para cada categoría de gastos. Puede guardar su presupuesto haciendo clic en “Archivo”, luego “Guardar como. Aparecerá una pequeña ventana donde pueda escribir el nombre de su hoja de trabajo de Microsoft Excel. Un buen nombre podría ser “Presupuesto 2007”. A continuación, haga clic en “Enter” y su hoja de trabajo se guardará.
Ahora puede ver fácilmente cómo cambiar algunas de sus cifras de gastos afectarán su presupuesto general. Darle una oportunidad. Elija un gasto variable como “supermercado” y vea cómo todo su presupuesto puede cambiar simplemente cambiando un solo gasto. De esta manera, puede reelaborar su presupuesto continuamente con muy poco esfuerzo.
Una hoja de trabajo de Microsoft Excel es el lugar perfecto para hacer su presupuesto.
