Cualquier empresa, empresa u organización puede ser víctima de fraude de cuentas por pagar. Si tarda demasiado en detectarse el fraude, la compañía ya puede haber perdido demasiado dinero para que se recupere. Es posible que el negocio no tenga más remedio que declararse en bancarrota o cerrar sus puertas para siempre. Si el fraude de cuentas por pagar se detecta lo suficientemente temprano, el fraude puede detenerse con ningún o poco daño a las operaciones comerciales de la empresa. Hay señales a buscar; Si están presentes, lo más probable es que haya algún tipo de fraude. Por ejemplo, cuando se escribe un cheque para pagar una factura, generalmente se requieren dos firmas en un cheque. De modo que no se detecta el fraude, la segunda persona que firma el cheque suele estar en la acción. Otro ejemplo es usar un individuo desde el exterior para actuar como proveedor. Este individuo es necesario para inventar facturas falsas.
Las personas dentro de la organización que están involucradas con el fraude de cuentas por pagar saben que tienen que encubrir sus “errores”. No pueden simplemente escribir un cheque y pensar que las cosas serán buenas. Tienen que registrar los cheques que escriben en el balance general como un gasto. Es por eso que el fraude permanece sin ser detectado hasta que sea demasiado tarde. Para cuando se detecte, los que cometen el fraude, muy probablemente, podrán haber dejado el negocio. Por lo tanto, es necesario monitorear de cerca la hoja de trabajo de equilibrio y la pregunta sobre las transacciones realizadas a proveedores desconocidos. Si las transacciones son con uno de los proveedores regulares, haga consultas si observa si las facturas han aumentado repentinamente.
Verifique las facturas de forma regular. Cuando se produce fraude, las personas pueden usar el nombre de un proveedor existente para cubrir el fraude. Sin embargo, utilizarán una dirección postal diferente. Tenga una lista de sus proveedores y sus direcciones postales. Si ve una factura de un proveedor conocido, llámelos y pregunte al respecto si sospecha que podría ser fraude.
Compruebe con los proveedores y los individuos que están involucrados en las transacciones de cuentas por pagar. Vea si hay alguna conexión familiar. El fraude tiene la posibilidad de existir cuando las transacciones son entre miembros de la familia.
Las personas involucradas con el fraude de cuentas por pagar pueden usar un sistema de duplicación y afirmar que fue solo un error si se descubre la transacción. Por ejemplo, puede haber una factura por $ 2,000. El individuo escribirá dos cheques por esa cantidad. Uno irá al proveedor y al otro al proveedor falso. Si se atrapa, el individuo indicará que es difícil realizar un seguimiento de todas las transacciones que entran y salen. Si esto sucede, llame al proveedor para ver si recibió dos cheques.
Si sus proveedores no reciben su dinero, harán llamadas de recolección. Si ve en el balance general que el proveedor ya ha sido pagado, vea si el cheque ya ha sido publicado. Haga una auditoría exhaustiva de los libros para ver cuándo ocurrió el fraude y quién es responsable.
Si están saliendo demasiados cheques, esta es una señal de advertencia de que está sucediendo fraude. Solo recuerde que si se escribe un cheque para un proveedor y firmado, no significa que llegue al proveedor. El individuo podría haber cambiado fácilmente el nombre y haberlo enviado a otra persona. A medida que cada cheque borre el banco, mire la copia para ver si ha habido alguna alteración.
Cuando sepa qué buscar y dónde buscar, puede detectar las cuentas por pagar el fraude al principio del juego. Una vez que detecte el fraude, debe solucionar el problema de inmediato. Esto incluyó recuperar la mayor cantidad de dinero posible y disciplinar a los individuos. Incluso si significa terminar y presionar cargos contra todas las personas involucradas en el fraude, está ayudando a la empresa al evitar que ocurra lo mismo en el futuro. Es mejor detener el fraude incluso antes de que comience. Informe a sus empleados que enfrentarán serias consecuencias si están involucrados en algún tipo de actividades fraudulentas.
