No tiene que ser un asistente de Microsoft Office para crear su propia base de datos de direcciones. Ya sea que esté utilizando la información para un proyecto en la oficina o algo más personal, como invitaciones de boda o tarjetas de Navidad, ¡puede hacerlo! Estas instrucciones paso a paso lo guiarán a través del proceso.
Abra Microsoft Access y elija “Base de datos en blanco” para comenzar su proyecto. Elija un nombre para sus archivos como “Tarjetas de Navidad” y haga clic en “Crear”. Esto debería ser predeterminado en la pestaña “Tablas”. Haga clic en “Nuevo” y haga clic en Aceptar a “Vista de hoja de datos”. Aparecerá una nueva pantalla y contendrá una tabla en blanco que enumera varios campos. Aquí es donde ingresará su información masiva.
Primero determine qué información querrá aparecer en su proyecto final. Por ejemplo, ¿desea que sus invitaciones de boda lean “Sr. y Sra. John Smith y su familia” o quiere que solo lean “la familia John Smith”. Para eliminar la confusión, cambiaremos el nombre de cada campo adecuadamente. Haga clic derecho en cada columna y elija “Cambiar el nombre”. El campo 1 debe ser “ID”. Esto cuenta con sus entradas. Cambie el nombre de los otros campos de la siguiente manera: Campo 2 – “Título”, Campo 3 – “Nombre”, Campo 4 – “Apellido”, Campo 5 – Familia, Campo 6 – Dirección de St., campo 7 – Línea de dirección 2, campo 8 – Ciudad, Campo 9 – Estado, Campo 10 – Código postal.
Ahora tome su libreta de direcciones y comience a ingresar la información que desea en las columnas apropiadas. Si una columna es demasiado pequeña, haga doble clic en la barra de divisor entre los títulos de la columna. Esto cambiará el tamaño de la columna para permitir el tamaño de su entrada. El software debe numerar sus entradas automáticamente. Si tiene un solo amigo sin familia, simplemente deje la columna de “familia” en blanco y nada se imprimirá en esa área para esa persona.
Una vez que haya ingresado todas sus aportes, guarde su base de datos y asígnela. Lo mismo que hiciste antes, como “tarjetas de Navidad”. Ahora está listo para crear su documento basado en la base de datos en Word. En este ejercicio de práctica, estamos creando etiquetas de tarjetas de Navidad. Por lo tanto, abra un documento de Word y haga clic en “Herramientas” y luego elija “Combinar el correo”. Esto comenzará el proceso de extraer la información que ingresó anteriormente en un formato utilizable en su nuevo documento.
Haga clic en “Crear” y elija “Etiquetas de correo” para este ejemplo. Elija la ventana activa que ya abrimos y luego “obtenga datos”. Abra la fuente de datos” para buscar la base de datos que creó anteriormente. Cambie el tipo de archivo a la base de datos de acceso a MS y verá su archivo de base de datos con tarjetas de Navidad. Haga clic en él y abra.
A continuación verá su mesa titulada lo mismo. Haga clic en Aceptar. Configure su documento principal. Elija el estilo de las etiquetas que tenga. 8160 es estándar; Sin embargo, su caja debe estar marcada con el estilo de la etiqueta. Haga clic en Aceptar.
¡Finalmente! Estás listo para “insertar campos de fusión”. Elija “Título” y luego agregue un espacio. “Inserte el campo Merge” y elija “Nombre” y luego agregue un espacio. “Inserte el campo de fusión y elija” apellido “. Agregue un espacio.” Inserte el campo Merge “y elija” Familia “. Presione ENTER para mover su información a la siguiente línea. Continúe haciendo clic en” Insertar el campo Merge “y elija la primera dirección. Presione ENTER y repita para insertar la segunda dirección (recuerde que si John Smith solo tiene una línea de dirección, solo uno imprimirá). Presione ENTER e inserte el campo “Ciudad” seguido de una coma y un espacio. A continuación, inserte el campo estatal , espacio y el campo Código postal. ¡Casi está allí! Haga clic en Aceptar.
Fusione con un nuevo documento. Nuevamente, haga clic en Fusionar. Ahora, debería ver sus etiquetas. Puede que en este punto formateo la fuente a un tamaño, color o estilo diferente resaltando sus etiquetas y haciendo clic en “Formato”. Observe que su fuente se ajuste a los parámetros de las etiquetas. ¡Está listo para imprimir!
Una vez que haya impreso , puede guardar las etiquetas como etiquetas de tarjetas de Navidad 2007. Más tarde puede extraer el archivo de palabras y sus etiquetas permanecerán como las haya establecido hoy. Sin embargo, si ocurren cambios como el próximo año, el tío John se muda a Florida, necesitará Para volver a su base de datos y cambiar la información y nuevamente pasar por el proceso “Fusionar”. ¡Pero eso está bien porque ahora sabes exactamente cómo hacerlo!
