Cada negocio tiene facturas que pagar, y la persona a cargo de las cuentas por pagar es la responsable de pagar esas facturas. En un negocio más grande, o cuando hay un alto volumen de facturas a pagar, puede haber una persona, o incluso un departamento completo dedicado por completo a las cuentas por pagar. En un negocio más pequeño, o en un entorno donde el volumen de facturas a pagar no justifica a una persona a tiempo completo, la función de las cuentas por pagar puede combinarse con otras tareas administrativas, como cuentas por cobrar, nómina y contabilidad. ¿â½
¿Qué hace la persona a cargo de las cuentas por pagar? El trabajo de tiempo o parte de un puesto que involucra diferentes responsabilidades administrativas, las funciones y deberes relacionados con las cuentas por pagar son las mismas. La persona a cargo de las cuentas por pagar es responsable de garantizar que las obligaciones comerciales adecuadamente autorizadas, que se revisen, verifiquen y respalden adecuadamente, se pague de manera oportuna.
Las cuentas por pagar (A/P) serán Reciba facturas de los proveedores, compare estas facturas con órdenes de compra y contratos, verifique los precios, las cantidades y términos, y obtenga las aprobaciones necesarias. La función de pago de cuentas generalmente incluye la programación de pagos, una vez que se ha completado el proceso de verificación y documentación. Esto podría implicar la emisión de cheques o la programación de transferencias bancarias, dependiendo del sistema de desembolso de efectivo que el negocio utiliza.
Algunos de los deberes típicos de la persona A/P incluyen:
㯠¿½ manteniendo archivos de órdenes de compra y solicitudes de trabajo pendientes.
ã¯â¿½ manteniendo archivos de recepción de informes para materiales y suministros y solicitudes de trabajo completadas.
ã¯â¿½ manteniendo un registro de contratos.
ã¯â¿½ manteniendo un registro de compromisos.
ã¯â¿½ recibiendo facturas de vendedores.
ã¯â¿½ facturas coincidentes con órdenes de compra y documentos de recepción.
ã¯â¿½ obteniendo aprobaciones para el pago de facturas y otras obligaciones comerciales.
ã¯â¿½ facturas de codificación y otros documentos con la cuenta de Libro mayor apropiado y el departamento o número de centro de costo
ã¯â¿ ½ Entrando las facturas en el sistema de cuentas por pagar.
ã¯â¿½ manteniendo archivos de facturas pendientes de pago.
ã¯â¿½ Generación de cheques en el pago de obligaciones que se respaldan y aproban adecuadamente para el pago, en sus fechas de vencimiento.
ã¯â¿½ manteniendo archivos de facturas pagas.
ã¯â¿½ declaraciones conciliantes de proveedores a cuentas de proveedores en el subjuguador de cuentas por pagar.
ã¯â¿½ generando 1099 formularios y otros informes requeridos.
ã¯â¿½ mantenimiento de la información del archivo maestro del proveedor en el sistema de cuentas por pagar. B>
La función de pago de cuentas es una posición administrativa con condiciones y programas de trabajo de oficina normales. En un negocio más grande, la persona a cargo de las cuentas por pagar puede ser miembro del departamento de contabilidad, informando al controlador o a un contador de nivel superior. En una empresa más pequeña, las cuentas por pagar pueden ser una de varias responsabilidades en una posición administrativa de varias tareas.
La persona A/P generalmente trabaja con un grado considerable de autonomía y autoinicio. Si bien este generalmente es una posición con un supervisor directo, existe un importante nivel de responsabilidad involucrado. La persona A/P trabaja con información, documentos y sistemas informáticos. Y, existe un nivel de interacción con otros niveles en la organización y con otros departamentos, así como contacto directo con los proveedores. Dependiendo del grado de segregación de deberes y funciones en el negocio, la función de las cuentas por pagar puede incluir la función de compra o estar en estrecha coordinación. Por lo tanto, la persona A/P pasa una cantidad significativa de tiempo trabajando solo, pero también tiene un importante papel de trabajo en equipo y es responsable de coordinar el trabajo de control interno con otros miembros de la organización. b> ¿Cuáles son los requisitos?
Un título de contabilidad generalmente no está obligado a trabajar en cuentas por pagar, pero algún conocimiento de los principios y prácticas contables es muy útil, Y a menudo, una persona que trabaja en cuentas por pagar es un contador de grados o está buscando un título de contabilidad. La función de cuentas por pagar puede considerarse una posición de nivel de entrada en la contabilidad, con un período de capacitación. Pero muchas veces, la persona a cargo de las cuentas por pagar es alguien con fuertes habilidades administrativas y conocimiento del negocio y la organización, que hace una carrera de cuentas por pagar, sin necesariamente tener un título de contabilidad.
de la empresa de la empresa punto de vista, es importante tener una persona responsable, confiable y competente en el puesto de cuentas por pagar. La función A/P implica comparar y coincidir datos, presentar documentos y cumplir con los plazos, mientras sigue procedimientos establecidos y aplicando controles internos. Por lo tanto, la persona a cargo de las cuentas por pagar debe ser organizada y orientada a los detalles, con un buen conocimiento de los procedimientos de control interno, especialmente a medida que se practican en la organización en particular, y deben estar familiarizados con documentos comerciales como citas, ofertas, propuestas, órdenes de compra, solicitudes, recepción de informes, facturas, pagos de progreso y contratos.
Siempre existe la necesidad de trabajadores calificados de cuentas por pagar. Cada negocio tiene que pagar facturas, y si las cuentas por pagar son una función independiente o se combinan en una posición de varias tareas, una persona con habilidades de cuentas por pagar siempre estará en demanda. El crecimiento económico y la expansión solo aumentarán esta necesidad.
Las cuentas por pagar pueden considerarse un punto de partida para una carrera en contabilidad, finanzas, administración o administración, o pueden considerarse una carrera en sí misma. La experiencia en cuentas por pagar, combinadas con un título en administración de empresas, contabilidad o finanzas, puede abrir oportunidades para puestos de nivel superior.
Debido a su estrecha relación con la función de compra, la experiencia en las cuentas por pagar también puede conducir a otras oportunidades profesionales en el área de compra. Si bien el conocimiento de un negocio en particular, y las relaciones interpersonales desarrolladas dentro de una empresa, sin mencionar la confianza y la confianza ganadas en llevar a cabo la función de las cuentas por pagar durante un período de tiempo, son ciertamente aspectos muy valiosos, la naturaleza genérica de muchos de los Las funciones de cuentas por pagar permiten que una persona con experiencia en A/P se cruce a diferentes empresas e industrias, proporcionando así un mayor nivel de flexibilidad y abrir más oportunidades.
referencia:
- PayScale – Surary Survey: www.payscale.com U.S . Departamento de Trabajo – Oficina de Estadísticas Laborales – Manual de Outlook ocupacional: www.bls.gov </a li>
