Lo que necesitará : tarjetas de índice, archivador resistente o caja de archivos (adecuado para colgar carpetas de archivos) y colgantes de carpetas de archivos.
Sabe que es hora de comenzar un sistema de archivo cuando tiene montones de papel en cada superficie de su cocina; O, si está lo suficientemente organizado como para apilar los papeles en un solo lugar, sigue siendo el momento de presentar la presentación si esa pila tiene más de una pulgada de altura. Aquí está cómo comenzar y, lo que es más importante, cómo mantener su sistema en funcionamiento.
Primero, mire todos sus documentos y vea qué tipos de categorías tiene. ¿Hay facturas, recibos, formularios para completar, ofertas para responder, notificaciones legales o documentos fiscales? A medida que pasa por cada papel, mantenga una pila de tarjetas de índice a su lado. Cada vez que se encuentre con un documento que pertenece en una nueva categoría, escriba la categoría en una tarjeta de índice y coloque cada papel debajo de su tarjeta correspondiente. Estos se convertirán en las carpetas de sus archivos. No tengas miedo de hacer muchas categorías; Crea tantos como necesite. (Solo asegúrese de hacer esto donde tenga mucho espacio … ¡el piso de la sala de estar podría ser mejor!)
Categorización de consejos . Cree las categorías de una manera que tenga sentido para usted. Algunas personas querrán presentar los documentos escolares de sus hijos bajo la “escuela”, mientras que otras podrían pensar que la categoría “niños” encajaría mejor. Cuando busca ese artículo en el futuro, ¿en qué categoría es más probable que busque?
Tampoco tenga miedo de subcategorizar. Digamos que desea presentar sus facturas de utilidad pasadas. Si tiene facturas separadas para gas, electricidad y agua, probablemente no quiera todo en una carpeta. Crear tres categorías; uno para facturas de gas, facturas eléctricas y facturas de agua.
. Además, tan tentada como puede ser, no haga una categoría llamada “miscelánea”. Aunque es una gran evasión cuando no sabes dónde poner algo, lo que termina sucediendo es que terminas encontrando todo tipo de documentos que podrían pertenecer allí. La carpeta se llena tanto que cualquier papel en el interior será desesperado de encontrar. En cambio, si se encuentra con un documento que simplemente no parece encajar en las otras carpetas de archivos, cree una nueva categoría. Está bien tener una carpeta ocasional con solo un papel adentro.
archivos que todos deberían tener: ahora que está en marcha su sistema, es hora de asegurarse de tener carpetas proporcionadas para todos los conceptos básicos . Este es un buen momento para resolver sus impuestos. Cree una carpeta para cada año, etiquetado como “Impuestos 2006” (o año apropiado) y mantenga siete años en sus impuestos. Cuando llegue la temporada de impuestos, será fácil obtener los impuestos del año pasado si necesita ver lo que ha hecho. Incluso si presenta sus impuestos electrónicamente, siempre debe imprimir y mantener una copia propia. Otras carpetas que debe tener son carpetas de facturas de servicios públicos, como se mencionó anteriormente. Si ha optado por la facturación electrónica, sigue siendo una gran idea tener copias impresas. Cada vez que hay una pregunta que debe hacer sobre su factura, es mucho más fácil sacar su factura de su carpeta en lugar de buscar su nombre de usuario y contraseña para el sitio web de la compañía. También es bueno tener para fines de presupuesto.
También asegúrese de tener carpetas de archivos para manuales. Esta es una de las categorías más útiles en el sistema de archivo de cualquier persona. Cada vez que compre un producto que tenga un manual, simplemente puede presentar el manual. Meses después, cuando su producto se ha roto, es fácil sacar el manual de sus archivos para obtener números de teléfono o instrucciones. Es posible que deba subcategorizar aquí, utilizando categorías como “Manuales de electrodomésticos de cocina”, “Manuales de juguete”, etc. O, si lo encuentra más fácil, también puede alfabetizar sus manuales, por ejemplo, “Manuales A-E”, etc. </P >
Otras carpetas de archivos que puede encontrar útiles son archivos etiquetados como “para hacer”. Con esto necesitarás ser disciplinado; Saca la carpeta cada semana y haz lo que hay que hacer. Las carpetas de archivos para “suscripciones de revista” y “recibos importantes” también son agradables.
Cree sus archivos. Una vez que haya creado tantas categorías como sea necesario, y cada documento es Ordenado en una pila, puede comenzar a etiquetar las carpetas de sus archivos. Asegúrese de que sean carpetas de archivos colgantes de buena calidad. Costar las carpetas de archivos facilitan la vuelta rápidamente a través de sus archivos y encuentre exactamente lo que necesita. Etiquete cada archivo de acuerdo con las tarjetas de índice que creó y coloque los documentos adentro. ¡Hecho! Bueno, casi.
Manteniendo su sistema actualizado. No descuide su sistema de archivos. Ahora que sus papeles se guardan, no los dejes allí durante años. Cada vez que recibe una factura de gas, colóquela directamente en la carpeta de facturas de gas. Si tiene una pila de facturas de gas más antiguas en el interior, retire la más antigua y tírela. Del mismo modo, si está guardando sus documentos fiscales en una carpeta de archivos, y tiene ocho años de impuestos en su sistema de presentación, elimine el más antiguo. Esto está girando sus archivos. Además, si tiene un documento que necesita presentar, pero no parece encajar en ninguna categoría que ya esté en su sistema, cree una nueva categoría. Mantenga una pila de carpetas de archivos vacías en su oficina o dentro de su archivador, y haga tantas carpetas de archivos nuevas como necesite (sin exagerar). No te ayudará en absoluto si solo arrojas el papel en una carpeta, solo para buscarlo meses después y no puedes encontrarlo porque está mal clasificado. Pocos meses pasan por sus archivos. Si ha estado girando y categorizando correctamente, este no será un proceso largo. Simplemente pase por cada carpeta y tira papeles obsoletos, manuales para los que ya no tiene el producto o las viejas facturas. Consolidar las carpetas de archivos y crear otras nuevas si es necesario. Si usa y limpia regularmente su sistema de archivo, nunca tendrá que volver a clasificar una gran pila de papeles.
