A medida que la tecnología se ha convertido en una parte más necesaria de las vidas, el correo electrónico se ha convertido en un medio de comunicación muy importante. Si bien esto es excelente, el correo electrónico no siempre está disponible. A diferencia de una llamada telefónica en la que la persona que llama sabe inmediatamente que actualmente no está disponible, un remitente no tiene forma de saber si ha recibido su correo electrónico o no. Si sabe que no estará disponible desde el correo electrónico, puede crear un autoresponder para que la gente sepa que no ha recibido su correo electrónico. Este artículo proporcionará la dirección para configurar un correo electrónico de correo electrónico en Microsoft Outlook 2007.
Si bien Outlook proporciona esta función de forma nativa cuando está conectado a un servidor de Exchange, requiere un poco de trabajo al usar una configuración POP3. Siga las siguientes instrucciones y puede ser bastante simple.
Primero necesitará crear una plantilla de mensaje. Este es el mensaje que se enviará como un AutorePly cuando reciba un mensaje. Haga clic en el menú Archivo y elija nuevo mensaje de correo. Luego querrá hacer clic en la pestaña Opciones, y en el grupo de formato, elija texto sin formato. Una vez que haya establecido el formato en texto sin formato, querrá escribir el mensaje que se enviará como un autor. Idealmente, este mensaje debe indicar que actualmente no está disponible y cuando espera regresar. También podría incluir un método alternativo para contactarlo, o información de contacto para otra persona con la que se puede contactar si la necesidad llega. Una vez que esté satisfecho con el mensaje, haga clic en el botón Microsoft Office y elija Guardar como. Cambie el tipo de Guardar como Tipo a Outlook Plantilla y dale un nombre de archivo significativo.
Ahora que ha creado la plantilla de mensaje, debe configurar Microsoft Outlook para enviar automáticamente este mensaje cuando se recibe un correo electrónico. . Haga clic en el menú Herramientas y elija reglas y alertas. Luego haga clic en Nueva regla. Elija Comience con una regla en blanco y luego haga clic en Verificar mensajes cuando lleguen. Luego haga clic en Siguiente para avanzar a la siguiente pantalla. En esta pantalla de configuración, querrá verificar solo a mí en qué condición (s) desea verificar? opción. Luego haga clic en Siguiente. Luego se le presentará un cuadro de diálogo que le indica que esta regla se aplicará a cada mensaje que reciba. Desea hacer clic en Sí a este mensaje. A continuación, debe configurar la sección etiquetada que desea hacer con el mensaje? Seleccione Responder usando una plantilla específica y haga clic en las palabras una plantilla específica en el cuadro inferior. Un cuadro de diálogo aparecerá para permitirle elegir una plantilla. Elija la plantilla AutorePly que creó anteriormente. Haga clic en Siguiente para avanzar a la siguiente pantalla de configuración. Ahora tiene la opción de configurar cualquier excepción a esta regla. Dado que esto es un AutorePly, generalmente no querrá establecer ninguna excepción. Haga clic en Siguiente y cree un nombre para esta regla antes de hacer clic en Finalizar.
Ahora ha completado los pasos para crear y configurar una regla AutorePly en Microsoft Outlook 2007. Para que esta regla funcione correctamente y envíe Autoreplies, Outlook debe permanecer en ejecución y estar configurado para verificar automáticamente los nuevos mensajes periódicamente. Además, este mensaje solo generará una vez que cada dirección de correo electrónico única de la que recibe un mensaje. Sin embargo, una vez que Outlook se cierra y reabueza, este es el reinicio y las direcciones que ya han recibido Autoreplies las recibirán nuevamente. Otra cosa importante para recordar es apagar esta regla cuando regrese a la oficina para que ya no envíe Autoreplies mientras esté en la oficina.
