Muchos dueños de negocios piensan que los registros de personal de los empleados son simplemente para el almacenamiento de formas disciplinarias, pero en realidad, el archivo de personal de un empleado debería ser mucho más que eso. Desde un punto de vista legal, el archivo de personal de un empleado es su seguro en caso de una demanda u otra acción legal. Desde el punto de vista de la organización, los registros de personal son la mejor manera para que su empresa mantenga información actualizada sobre todo su personal.
Registros de personal del empleado: Un empleado tiene derecho a una copia
Hace unos años, uno de mis clientes tuvo éxito en una demanda sobre el registro de personal de sus empleados; Su empleador se negó a hacer una copia del archivo, que es ilegal. Cada empleado tiene derecho a saber qué tipos de información se mantienen sobre él o ella, lo que significa que debe hacer todo lo que esté en su poder para asegurarse de que sea preciso. También es su responsabilidad asegurarse de que esos registros sean inaccesibles para el personal que no es de gestión que pueda usar la información personal del empleado (es decir, número de seguro social, dirección, fecha de nacimiento, etc.) para fines nefastos.
Registros de personal del empleado: Se deben incluir todas las documentos firmados
incluso si mantiene ciertos documentos, como los permisos de verificación de antecedentes, en otro archivo, se debe incluir una copia de todos los documentos firmados En archivos individuales de personal de empleados. Esto sirve a tres propósitos importantes. Primero, le permitirá encontrar toda la información rápidamente si es necesario sin cavar en otros documentos para encontrar lo que necesita. En segundo lugar, dado que los empleados tienen derecho a una copia, le permite recuperar documentos específicos para ese empleado. Y tercero, si alguna vez es auditado o demandado, puede producir la información y demostrar que se mantiene actualizado y accesible. >
Cualquier cosa que pertenezca al empleo debe mantenerse en el archivo de personal de un empleado. Esto incluye información relacionada con beneficios y formularios de impuestos. Por ejemplo, todos sus empleados deberían haber completado un formulario W-4, así como cualquier documentación de inmigración (si corresponde). Esa información debe producirse fácilmente si el IRS o la inmigración tienen alguna pregunta sobre su personal. También debe poder averiguar rápidamente qué tipos de beneficios reciben sus empleados, como atención médica, opciones sobre acciones, 401 (k) y participación en las ganancias.
Registros de personal de empleados: formularios estándar
Otra parte de los archivos de personal de sus empleados debe ser formularios estándar que se usan universalmente a través de su departamento de recursos humanos. Si su empresa ofrece revisiones anuales o semestuales, esos formularios deben incluirse en los archivos. Formularios disciplinarios, órdenes de aumento salarial, revisiones de desempeño y la solicitud de empleo original deben copiarse a archivos de personal individuales.
Registros de personal de empleados: Notas
Esto es algo que todos los empleadores deberían tener en los registros de sus empleados, pero que muchos ignoran. Desde un punto de vista legal, su empresa está mejor cubierta cuando todo, no importa cuán menor sea, está bien documentado por escrito. Por ejemplo, digamos que John Doe le ha estado dando a su supervisor algunos problemas, pero no lo suficiente como para que se debe completar una forma disciplinaria. En caso de que tenga que despedir a John Doe en una fecha posterior, debe tomar notas en su archivo de personal sobre la insubordinación o cualquier otro problema que haya estado dando a su supervisor. Esta es su mejor defensa contra una demanda por terminación injusta.
