Muchos estarán de acuerdo en que trabajar como asistente ejecutivo no en un trabajo fácil. Se necesitan más que habilidades y deberes administrativos básicos. Un asistente ejecutivo también es consejero, organizador, pegamento y el cerebro de respaldo al ejecutivo. He sido asistente ejecutivo durante muchos años para un dueño de un negocio que es anal, excéntrico y mentalmente agravante, pero he aprendido muchas habilidades valiosas de él que contribuyen a mi éxito hoy. En este artículo de 2 partes, le enseñaré las habilidades no habladas que necesita adquirir para dominar el papel de Asistente Ejecutivo.
Monster.com describe el título de trabajo del Asistente Ejecutivo de la siguiente manera:
“Alivia al ejecutivo del tipo administrativo Funciones para aumentar el tiempo que un ejecutivo tiene disponible para las responsabilidades de nivel ejecutivo. Puede manejar una amplia variedad de situaciones y conflictos que involucran la función administrativa y administrativa de la oficina. Responsable del material confidencial y sensible del tiempo. Prepara la correspondencia y la correspondencia avanzada, incluidas las cartas, incluidas las cartas. , memorandos e informes. Familiarizado con una variedad de los conceptos, prácticas y procedimientos del campo. Depende de la experiencia y el juicio para planificar y lograr objetivos. Por lo general, informa a un ejecutivo. Se espera un amplio grado de creatividad y latitud “. P>
Ser un asistente ejecutivo de primer nivel requiere mucho enfoque, impulso y habilidad. Este no es cualquier trabajo administrativo simple. Muchas veces las personas entrarán en el trabajo pensando que es fácil y que en su mayoría fallan porque no están preparados para lo que implica el trabajo. Cuando se le impone al puesto de asistente ejecutivo, debe darse cuenta de que todo lo que hace es en beneficio del ejecutivo que está ayudando. Cuando lo haga lucir bien, se verá bien.
Aquí hay 5 claves para ser un asistente ejecutivo excepcional:
ser organizado
Mantenga listas, especialmente una lista de tareas pendientes.
Tome notas en las reuniones y durante las llamadas telefónicas. Siempre guardo una almohadilla de papel al lado de mi teléfono y lo llevo conmigo cuando me llama a su oficina.
Use un libro de calendario mensual para realizar un seguimiento del trabajo que solo se realiza una vez al mes o una vez al año.
Para ayudar a mi jefe, tomo notas sobre cosas que discutimos que necesitan hacer, incluso si no soy yo quien complete la tarea. Cruce el deber cuando se completa. Esto me ayuda a hacer un seguimiento de las tareas para asegurarme de que los hiciera y es una gran ayuda teniendo en cuenta que es muy olvidadizo. > Conozca las fechas de las cuotas y los límites de tiempo en sus proyectos. Asegúrese de tener toda la información que necesita al alcance de su alcance antes de comenzar el proyecto.
Si tu jefe te pide que hagas algo, hazlo de inmediato. Esta es una regla tácita en mi oficina.
Siempre reviso mi lista de tareas pendientes todas las mañanas para priorizar mi día y paso los últimos 15 minutos de mi día actualizando mi lista de tareas pendientes para mañana.
Piense en el futuro </// B>
Siempre debes estar un paso por delante de tu jefe. Después de conocerlo, probablemente sabrá qué preguntas le hará antes que él, de esta manera puede estar preparado y verse inteligente al mismo tiempo.
Esté en los dedos de los pies, listo para saltar y ayudar cuando sea necesario.
Sea productivo
Aprenda a una tarea múltiple, esto lo ayudará ahorrar tiempo.
Cuando estoy en espera en una llamada telefónica, generalmente trabajaré en una tarea que no hace mucho pensar y me ayuda a completar los proyectos mundanos.
Tenga un plan para su carga de trabajo y sea flexible si ocurre una emergencia.
funcione de manera rápida y eficiente
tiene un sentido de urgencia en todo lo que usted Haga, trabaje rápidamente.
Una vez que conozca los entresijos de sus responsabilidades y tareas laborales, comience a recoger el ritmo e intente optimizar algunos de los procesos que utiliza para completar su trabajo.
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“trabajar más inteligente, no más duro” es un eslogan que a mi jefe le gusta usar bastante. Me vuelve loco, pero es cierto.
Una vez que tenga estos conceptos clave, estará en camino de convertirse en un magnífico asistente ejecutivo. El siguiente paso es “conocer a su ejecutivo” que discutiremos en la última parte de mi serie de dos partes.
