Escribir una carta formal implica el equilibrio correcto de tono, uso de palabras, claridad y diseño. La carta formal se puede utilizar en los negocios, a nivel personal para alguien que no conozca, o como una introducción para una industria o grupo con el que no esté familiarizado.
La carta formal es una pulida, Forma profesional y directa de correspondencia. Elegir el estilo formal de la letra es seguro en la mayoría de las circunstancias, ya que le da al receptor la oportunidad de comprenderlo en el estilo más sincero. A medida que pasa el tiempo y la relación cambia, se puede incorporar o aceptar un estilo más informal en correspondencia.
Diseño: El diseño debe ser una página de tamaño de letra estándar, con la fecha 2 “debajo del margen superior de 1”, seguido de dos devoluciones, y la dirección del destinatario.
Salutación: Si no conoce a la persona a la que está escribiendo, lo hará Usa querido señor o señora. Si conoce el nombre completo de la persona, use solo el título y el apellido, por ejemplo, querido Sr. Smith.
Body:
El primero El párrafo debe ser aproximadamente de dos a tres líneas, y describir el motivo de la letra.
El segundo párrafo será el núcleo de la letra, con toda la inforación y los detalles que las necesidades del receptor.
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< P> El tercer párrafo describirá lo que el receptor necesita hacer con esta correspondencia y los próximos pasos. Terminará con un agradecimiento, generalmente en forma de “Agradezco su tiempo con este asunto”, o algo similar.
End: Si no sabe el nombre De la persona, usarás “tuyo sin importancia”. Si conoce el nombre completo de la persona, use el suyo sinceramente, seguido de cuatro espacios duros y su nombre completo. Los cuatro espacios son suficientes para adaptarse a su firma.
Otras reglas a considerar:
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- Una letra formal siempre debe ser escrita, con 1 ” márgenes en el papel 81/2 “x 11”. Se aconsejan el membrete. /li>
- En algunas situaciones e instancias, deberá incluir la dirección de retorno en la esquina superior derecha del ltter, y la dirección de retorno a la izquierda. Esto aparecerá como casi una ‘columna de dos columnas’ Área de dirección.
- Siempre escriba la fecha mes como una palabra.
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< li> No sanje ningún párrafo.
- Contracciones: Generalmente, es importante explicar todas las contracciones (por ejemplo, ‘es’ en lugar de hacerlo)
- Mantenga la carta corta, simple, al punto, y limitado a una página si es posible.
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- Abreviaturas: Las abreviaturas comunes incluyen:-sap: tan pronto como sea posible
-cc: copia de carbono (dejar que el receptor sepa quién más recibió una copia)
-Enc. : Recinto (indica que puede haber un archivo adjunto o materiales junto con la letra)
-ps: PostScript (una adición que le gustaría agregar después de que ya firmó la letra)
-pto: Por favor, entregue (algo informal , como las letras formales deben tener una página de longitud, o en páginas individuales si es más larga)
-RSVP: Responda
La escritura formal de letras es una habilidad, y puede desarrollar sus fortalezas, elección de palabras y tono general con el tiempo. Las ideas principales a tener en cuenta son que probablemente no conozca a esta persona, por lo que un enfoque conservador es la mejor manera de comenzar la relación y la correspondencia. Esto establece el tono correcto, le brinda la oportunidad de ser pulido y profesional, y presenta su información y usted mismo, bajo una luz respetable. Tenga en cuenta las reglas generales y los consejos de la escritura formal de cartas, ¡y se dirigirá a las comunicaciones de primer nivel!
