Las reuniones de negocios más importantes incluyen a alguien cuyo trabajo está tomando minutos de reunión – Una persona que mantendrá un registro escrito de todo lo que se hace y dijo durante una reunión. Este documento se guardará y los que están dentro y fuera de la compañía podrían consultarlo según sea necesario. Aprender a escribir las actas de la reunión no necesita ser un proceso largo o estresante.
Muchos tomadores de minuto desarrollan una plantilla especialmente adaptada a las necesidades de su negocio, y este formulario los guiará a través del proceso durante cada reunión de la junta. . Todas las necesidades del escritor es una plataforma de papel, un lápiz, habilidades de observación decentes y el conocimiento de qué buscar y grabar.
Preparándose para tomar minutos de reunión </P >
Un escritor necesitará una preparación básica para cada reunión. El paso más importante en la preparación es revisar la agenda básica del día antes de que comience la reunión. Esto le da al escritor una idea de qué elementos significativos definitivamente debe incluir en los minutos, y qué elementos son solo tangentes o discusiones fuera del tema.
Un blooper clásico, cuando la escritura de minutos es para salir para ser incluso para salir. un poco de tiempo. Todos hacen esto de vez en cuando, y estas personas generalmente consultarán las actas para descubrir lo que se perdieron. Para garantizar la concentración óptima, los tomadores de minuto deben tratar de descansar bien por la noche antes de reuniones importantes. También pueden beneficiarse de una taza de café, un descanso para el baño y un tramo rápido justo antes de que comience la reunión. El enfoque impecable separa a un escritor de minuto adecuado de los mejores.
Formato de minutos de la reunión – Detalles iniciales
Ciertos pequeños detalles deben incluirse en cada actas de la reunión. Lo más importante es la hora y la fecha. Esta información hace que los minutos se organicen y se encuentren fácilmente cuando sea necesario. El escritor de actas también puede incluir si esta reunión ocurre todos los viernes, en el primero de cada mes, o anualmente. Esta información puede establecer el contexto para ciertas discusiones. Los lectores posteriores pueden buscar reuniones pasadas o más recientes para obtener más información u observar el panorama general.
Formato de minutos de reuniones – Asistencia
Hay dos formas de incluir la asistencia en un informe de actas. El escritor puede crear una hoja de asistencia y requerir que cada persona inicie sesión antes de que comience la reunión. Este enfoque funciona bien en grandes empresas donde los trabajadores pueden no conocerse por su nombre. Los escritores de minutos para empresas más pequeñas generalmente pueden compilar la lista de asistencia ellos mismos. Esto debe hacerse rápidamente antes de que se planteen asuntos importantes para su discusión. Los escritores nunca deben olvidarse de incluir su propio nombre como Taker de minuto, junto con su firma al final del documento para validar el registro que mantuvieron.
Formato de minutos de reunión: el cuerpo </B >
El cuerpo de las actas detalla todos los temas de discusión para la reunión. Los escritores deben inclinarse con cautela al lado de escribir demasiado en lugar de escribir muy poco. Las actas de la reunión son más legibles cuando se dividen en secciones. Organice la información en diferentes temas y subtópicos para una fácil búsqueda y escaneo. Incluya nombres y títulos siempre que sea posible, explicando quién dijo qué, quién votó por diferentes mociones y quién argumentó o apeló en su contra. Las actas también deben incluir una lista de cualquier tarea asignada a los empleados durante la discusión, y una lista de discusiones que se pospusieron hasta la próxima reunión.
donde van las actas de una reunión </b >
Diferentes empresas manejarán sus minutos de reunión de manera diferente. Algunos mantendrán un archivo de minutos que están abiertos a varios miembros de la compañía. Otros pueden solicitar que se envíen copias a cada miembro presente en la reunión. Los tomadores de minutos deben consultar con su jefe para determinar si copiar, enviar fax o enviar las actas a cualquiera será requerido una vez que la reunión haya concluido.
