Esta guía está destinada a empresas y empresas requeridas por el IRS para presentar los formularios 1099-K (pagos de redes comerciales y de terceros). Antes de enviar formularios 1099-K con el IRS, se requieren archivadores para validar las identificaciones fiscales (número de seguro social o número de identificación del empleador). El envío de devoluciones de información con información incorrecta o identificación fiscal puede causar en las sanciones del IRS, que han aumentado en 2012.
La forma simple de validar las identificaciones fiscales es seguir un procedimiento fácil de 5 pasos:
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P> 1. Regístrese con los servicios electrónicos del IRS en línea.
2. Genere un archivo de solicitud de coincidencia de estaño masivo.
3. Cargue el archivo de solicitud en el sitio web de servicios electrónicos del IRS.
4. Espere 24 horas y luego descargue el archivo de respuesta de coincidencia de estaño.
5. Revise el archivo de respuesta y corrija cualquier identificación fiscal no válida.
1. Regístrese con los servicios electrónicos del IRS en línea.
IRS E-Services es un conjunto de productos basados en la web que permitirá a los profesionales fiscales y pagadores Para realizar negocios con el IRS electrónicamente.
señale su navegador al sitio web de servicios electrónicos del IRS y siga las instrucciones detalladas para registrarse con los servicios electrónicos.
2. Genere un archivo de solicitud de coincidencia de estaño masivo.
Este es un paso muy crucial y debe tener mucho cuidado para generar el archivo correctamente y seguir las pautas del IRS con cuidado.
El archivo de solicitud debe crearse en formato de archivo .txt de la siguiente manera:
Tipo de estaño, número de lata, nombre, número de cuenta (opcional)
El tipo de estaño puede ser uno de los siguientes valores:
- “1” significa que la identificación fiscal es de tipo número de identificación del empleador (ein)
- “2” significa que la identificación fiscal es de tipo número de seguro social (SSN )
- “3” significa que se desconoce el tipo de identificación fiscal
El número de estaño es SSN o EIN para el contribuyente.
El nombre es el nombre completo del contribuyente o el nombre comercial.
El número de cuenta es un campo opcional que puede contener información proporcionada por el pagador, como un número de cuenta bancaria. Le sugiero que ignore este campo y no lo incluya en el archivo.
Nota importante: Recuerde evitar incluir al mismo destinatario con diferentes identificaciones fiscales en el archivo dos veces. Esto obtendrá el archivo rechazado por el IRS.
Puede preparar el archivo manualmente o usar un software de terceros 1099-K que puede preparar archivos de solicitud de coincidencia de TIN.
3. Cargue el archivo de solicitud en el sitio web de servicios electrónicos del IRS.
Ahora deberá iniciar sesión en el sitio web de servicios electrónicos del IRS y cargar el archivo de solicitud que generó en el paso anterior. Navegue a la pantalla “Sesión a granel: solicitud de masa”, haga clic en el botón Examinar, seleccione la ruta del archivo de solicitud y luego presione Enviar. Esto transmitirá el archivo al IRS para su procesamiento.
4. Espere las 24 horas y luego descargue el archivo de respuesta de coincidencia de estaño.
Permita 24 horas y luego inicie sesión en su cuenta de servicios electrónicos del IRS. Navegue a su bandeja de entrada segura y debe encontrar un archivo de respuesta. Descargue el archivo localmente a su máquina.
5. Revise el archivo de respuesta y corrija cualquier identificación fiscal no válida.
Abra el archivo de respuesta que descargó en el paso anterior usando su programa de edición de texto favorito, recomiendo usar el bloc de notas. Ahora deberá pasar por las filas una por una e investigar el indicador de coincidencia de estaño:
- “0” – indica que el nombre/combinación de estaño coincide con los registros del IRS.
- “1” – indica que faltaba el estaño o el tin no es un número de 9 dígitos.
- “2” – indica que el tin ingresado no se emite actualmente.
- “3” – Indica que el nombre/combinación de estaño no coincide con los registros del IRS.
- “4” – Indica una solicitud de coincidencia de estaño inválida.
- “5” – Indica una solicitud de coincidencia de estaño duplicada.
- “6” – (emparejado en SSN), cuando el tipo de estaño es (3), desconocido, y un control de lata y nombres coincidentes se encuentra solo en la base de datos NAP DM1.
- “7” – (emparejado en EIN), cuando el tipo de estaño es (3), desconocido, y un control de lata y nombres coincidentes se encuentra solo en la base de datos EIN/NC.
- “8” – (emparejado en EIN y SSN), cuando el tipo de estaño es (3), desconocido, y el control de estaño y el nombre coincidente se encuentra solo en EIN/NC y NAP Bases de datos DM1.
Una vez que haya identificado destinatarios con identificaciones fiscales no válidas, deberá contactarlos para obtener la identificación correcta. El método preferido es enviar a cada destinatario un formulario W-9 para completar.
referencia:
- www.irs.gov/pub/irs-pdf/p2108a.pdf
- www.irs.gov/pub/irs-pdf/f1099k.pdf
- www.irs.gov/pub/irs-pdf/i1099k.pdf
