Escribir un memorando en el trabajo puede ser frustrante. Si bien los memorandos no son muy largos, a menudo contienen información importante que las personas necesitan saber. Desea que sean concisos y cortos y al grano. Si el memorando se trata de un tema que va a ser impopular, desea asegurarse de encontrar algo positivo que decir en la nota antes de revelar el tema impopular. Esto puede ser difícil de hacer. Hay algunas cosas que son consistentes en una nota como la fecha, el sujeto y para quién es el memorando y, por último, de quién es el memo. El resto está en blanco hasta que complete el memorando. Aquí hay algunas formas que hará que cualquier memorando sea más eficiente y profesional.
1. La línea de asunto debe ser directa y al punto. Si se trata de tiempo extra obligatorio, entonces indique en la línea RE: que se trata de horas extras obligatorias. Cualquiera que sea el memorando sobre esto es lo que desea poner aquí en la menor cantidad de palabras posible.
2. El primer párrafo y la oración de puño deben explicar el motivo del memo. Desea comenzar la nota con una nota positiva. Entonces, si va a tener que decirle a todos que tienen que hacer horas extras obligatorias, comienza diciendo que los pedidos comerciales están aumentando. De esta manera tienen un sentido de seguridad laboral. También puede agradecer a todos en el primer párrafo por trabajar tan duro y ayudar a que la empresa sea exitosa. Siempre trate de mantener el primer párrafo positivo y agradeciendo a las personas. Esto es especialmente crítico si está transmitiendo malas noticias en el memo.
3. El segundo párrafo será la noticia de la nota. Aquí es donde les dirá que se requieren horas extras obligatorias. Es posible que desee hacer referencia al primer párrafo y decir, ya que las órdenes han aumentado … y continúan desde allí. Este párrafo es donde solo explicará lo que se requiere y cómo se debe lograr. Esto debería ser un párrafo solo hechos.
4. El último párrafo les está agradeciendo nuevamente, dando un poco más de detalles sobre cuánto tiempo se espera que dure el tiempo extra y con quién necesitan contactar si tienen alguno Preguntas sobre el memo.
5. Desea hacer que la nota sea corta y al punto. Leyendo por la última vez antes de enviarlo para asegurarse de que no haya palabras adicionales en la nota que no sea necesario. Cuanto menos pueda escribir con un memorando para llevar su punto a través de mejor será el memorando.
Las notas de escritura nunca son fáciles de hacer, por lo general, las notas están hechas para entregar malas noticias a un grupo de personas. Asegúrese de agregar algunas cosas positivas a su memorando y agradecer a las personas por las cosas que han hecho o que están a punto de hacer. Los memorandos no son tan formales como lo son las cartas comerciales, pero usted desea mantener el negocio relacionado y escrito con tonos comerciales.
